Automatski generirane šifre
Automatski generirane šifre služe za automatsko šifriranje, dodjelu jednosznačnih brojeva ili šifri različitim poslovnim entitetima. Automatski generirane šifre se mogu podešavati za:
- vrste dokumenata,
- vrste evidencija,
- partnere,
- suardnike
- radnike
- asortiman
- katalog asortimana
Definicija strukture i algoritma po kojem se generiraju šifre se nalazi u glavnom izborniku: Alati / Podešavanje / Automatski generirane šifre.
Filtiranjem podataka možemo doći do pojedinačnih ili svih definicija:
Značenje podešenja šifara bit će objašnjeno na primjeru vrste dokumenta "račun-dostavnica".
Ulaskom u promjenu automatski generirane šifre za račun dostavnicu mogu se vidjeti podešenja za šifru pojedine vrste dokumenta:
Šifra – proizvoljna oznaka zapisa šifre. Sustav ne nudi šifru sam, dakle određuje ju korisnik pri čemu šifra mora biti jedinstvena tj. ne smije biti dodijeljena nekoj drugoj definiciji automatski generiranih šifara.
Vrsta dokumenta ili Vrsta događaja ili Partner ili Suradnik ili Radnik ili Asortiman ili Katalog – svaki zapis automatski generiranih šifara se uvijek odnosi na samo jedan poslovni entitet - odabire se jedan od entitetata.
Dužina čvora – odnosi se na duljinu identifikatora radne stanice ukoliko on ulazi u automatski generiranu šifru. Vrijednost dužine čvora može biti 0 ili 4. Ako se upiše da je dužina čvora 0 tada identifikator radne stanice neće ući u broj dokumenta. Ako se upiše 4, identifikator radne stanice će ući u broj dokumenta kao četveroznamenkasti broj ukoliko je to tako dodatno definirano vrijednošću opcije funkcije.
Dužina VK – odnosi se na dužinu broja vrste za knjiženje ukoliko on ulazi u automatski generiranu šifru. Dužina može biti 0 ili 5. Ako se upiše 0 tada dužina VK neće ući u broj dokumenta. Ako se upiše 5 tada će dužina VK ući u broj dokumenta ako je tako definirano vrijednošću opcije funkcije i to kao peteroznamenkasti broj.
Separator – separator koji će se primjenjivati između elemenata automatski generirane šifre.
Dužina broja – odnosi se na dužnu rednog broja u automatski generiranoj šifri. Dužina broja može biti od 4-15 što znači kako minimalna dužina broja može imati 4 znamenke, a maksimalna dužina broja 15 znamenaka.
Funkcija– označiti da ako se želi da sustav sam predlaže brojeve prilikom izrade svakog novog dokumenta. Ako je funkcija isključena (check boxom je označeno ne) tada se šifre ne generiraju automatski prilikom izrade novih zapisa.
Opcije funkcije – odnosi se na način predlaganja i prikaza automatski generirane šifre.
Brojevi dokumenata i evidencija najčešće imaju strukturu PREFIKS – GODINA – BROJ
Prefiks je određen prema vrsti dokumenta/evidencije; npr. ulazni dokumenti imaju prefiks UF, izlazni IF i slično.
Godina – odnosi se na godinu u kojoj je dokument nastao tj. u kojoj je kreiran
Broj – broj dokumenta podliježe definiranju prema nekoj od sljedećih opcija koje će biti objašnjene dalje u tekstu.
Pod opcijama funkcije možemo upisati sljedeće:
- VVVVV-BBBBBBBBBBBB, broj unutar vrste dokumenta/evidencije, godine i VK
(Dodatno nužno za opciju 1: Dužina VK > 0, Dužina broja > 0)
VVVV – je vrsta knjiženja
BBBBBBBBBBBB – broj dokumenta
uvjet ove funkcije je da je dužina vrste knjiženja veća od 0, te da je dužina broja dokumenta veća od 0. Pod uvjetom da je host=0.
Broj dokumenta bi na primjeru izgledao na sljedeći način:
prefiks-godina-vrsta knjiženja-broj dokumenta
UF-2011-15300-000001
- HHHH-BBBBBBBBBBB, broj unutar vrste dokumenta/evidencije, godine i identifikatora radne stanice (Dodatno nužno za opciju 2: Dužina čvora > 0, Dužina broja > 0)
HHHH – je identifikator radne stanice
BBBBBBBBBBB – broj dokumenta
uvjet ove funkcije je da je dužine identifikatora radne stanice veći od 0, te da je dužina broja dokumenta veća od 0.
Broj dokumenta bi na primjeru izgledao na sljedeći način:
prefiks-godina-host-broj dokumenta
UF-2011-0012-000001
Svake godine broj dokumenta kreće iznova, dakle s početkom sljedeće godine broj prvog kreiranog dokumenta kreće s brojem 1.
- HHHH-VVVVV-BBBBBBBB, broj unutar vrste dokumenta/evidencije, godine, VK i identifikatora radne stanice
(Dodatno nužno za opciju 3: Duzina čvora > 0, Dužina VK > 0, Duzina broja > 0)
HHHH – je identifikator radne stanice, odnosno računla
VVVVV – vrsta knjiženja
BBBBBBBBBBB – broj dokumenta
uvjet ove funkcije je da je dužina identifikatora radne stanice veća od 0, dužina vrste knjiženja veća od 0 i da je dužina broja dokumenta veća od 0.
Broj dokumenta bi na primjeru izgledao na sljedeći način:
prefiks-godina-host-vrsta knjiženja-broj dokumenta
UF-2011-0012-15300-000001
- BBBBBBBBBBBBBBB, broj unutar vrste dokumenta/evidencije i godine
(Dodatno nužno za opciju 4: Duzina broja > 0)
BBBBBBBBBBBBBBB – broj dokumenta
uvjet ove funkcije je da je dužina broja dokumenta veća od 0.
Svaka vrsta dokumenta ima svoj brojčani niz koji započinje s brojem 000001, te se svake godine taj niz započinje iz početka, s novom oznakom godine prije broja dokumenta.
Broj dokumenta bi na primjeru izgledao na sljedeći način:
prefiks-godina-broj dokumenta
UF-2011-000001
Svake godine broj dokumenta kreće iznova s početkom svake godine.
- BBBBBBBBBBBBBBB, broj unutar vrste dokumenta/evidencijeza sve godine
(Dodatno nužno za opciju 5: Duzina broja > 0)
BBBBBBBBBBBBBBB – broj dokumenta
uvjet ove funkcije je da dužina broja dokumenta veća od 0.
Broj dokumenta bi na primjeru izgledao na sljedeći način:
prefiks-godina-broj dokumenta
Svake godine broj dokumenta ne počinje od početka (s brojem 1), već se nastavlja na zadnji broj prethodne godine, dakle brojevi nastavljaju kontinuitet neovisno o početku sljedeće godine.
Svaka vrsta dokumenta ima svoj brojčani niz koji započinje s brojem 000001 s time da se taj niz nastavlja i u idućoj godini, dakle nema razdvajanja godina tj. dokumenti iduće godine nastavljaju niz prethodne godine i ne započinju sa brojem 000001 u sljedećoj godini.
6, 7, 8: BBBBBBBBBBBBBBB, broj unutar više DokVrsta za sve godine
(Dodatno nužno za opcije 6, 7, 8: .Duzina broja > 0)
BBBBBBBBBBBBBBB – broj dokumenta
uvjet ove funkcije je da je dužina broja dokumenta veća od 0.
Broj dokumenta bi na primjeru izgledao na sljedeći način:
prefiks-godina-broj dokumenta
Vrste dokumenata koje pod opcijom funkcije imaju oznaku 6,7 ili 8 dijele isti brojevni niz, dakle kako se kreiraju dokumenti koji dijele isti brojevni niz tako im sustav dodijeljuje brojeve, a to je kronološki prema redosljedu njihovog kreiranja, a ne prema vrsti dokumenta. Za sada se mogu definirati 3 različita niza brojeva koje mogu dijeliti pojedine vrste dokumenta.
Na primjeru bi dijeljenje brojeva među dokumentima i vrstama dokumenata izgledalo na sljedeći način:
UF-2011-000001
IF-2011-000002
PO-2011-000003
Maksimizira– odabire se da ako se želi ostaviti mogućnost ručne promjene broja. Ako se ne želi ostaviti mogućnost ručnog unosa broja odabire se ne
Kontrola– označava provjeru konstrukcije broja dokumenta kod ručnog unosa, dakle kad se ne prihvati prijedlog broja kojeg ponudi sustav.
Popunjava – označava broj dokumenata unazad u kojima se traže preskočeni brojevi. Npr. ako se ovdje upiše 100 tada sustav kod kreiranja novog dokumenta te vrste pregledava prethodnih 100 kreiranih dokumenata i unutar njih traži preskočene brojeve.
U ovo polje možemo unijeti sljedeće brojeve:
1 – sustav pretražuje preskočene brojeve u odnosu na prethodni dokument
10 – sustav pretražuje preskočene brojeve u odnosu na prethodnih 10 dokumenata
100 – sustav pretražuje preskočene brojeve u odnosu na prethodnih 100 dokumenata
1000 – sustav pretražuje preskočene brojeve u odnosu na prethodnih 1000 dokumenata
Firma – budući se za firme mogu napraviti posebni nizovi brojeva za sve dokumente ovdje se može definirati firma za koju vrijedi postavljena automatski generirana šifra dokumenta.
Skupni događaj - Popunjava se samo kod definiranja automatski generiranih šifara skupnih događaja. U sustavu može postojati samo jedna definicija automatski genriranih šifara za pojedinu vrstu skupnog događaja.
p o s l o v n a r j e š e nj a .... UsBS SME ERP | e-UBS web ERP | UBS21 Ent. ERP | noteS Apps. | UsBS free ERP | QMS | PPU | RRV
