Pisarnica i pismohrana

plan klasifikacijskih oznaka i registar stvaratelja / primatelja,
urudžbeni zapisnik, upisnici predmeta UP/I i UP/II, pismohrana,
digitalizacija (skeniranje) svih dokumenata i njihovih priloga,
sljedivost svakog dokumenta i predmeta (spisa),
pogled ukupnog predmeta (spisa) iz svakog dokumenta,
sustav verifikacija (potvrda) slanja i primanja dokumenata,
revizioniranje svih zapisa,

"TRY THEN BUY" - ISPROBAJTE PRIJE NABAVE

PPU je temeljna aplikacija uredskog poslovanja. Ona kroz sustav pisarnice s urudžbenim zapisnikom, upisnicima upravnih predmeta, te digitalnom arhivom predstavlja okosnicu sustava za upravljanje dokumetacijom (Document Management System), te preduvjet elektronske razmjene dokumenata i e-poslovanja. PPU je poslovna aplikacija iz obitelji noteS, što znaći da ju je moguće povezati s ostalim aplikacijama iz te obitelji, ali i sa cjelokupnim poslovnim sustavom. Potpuno je prilagođena Uredbi o uredskom poslovanju koja je na snazi u RH od 01.01.2010.

FILM - PLAN KLASIFIKACIJSKIH OZNAKA

FILM - URUDŽBENI ZAPISNIK

Aplikacija je namijenjena tijelima javne uprave na državnoj i lokalnoj razini, tvrtkama i institucijama od javnog značaja, te gospodarstvu - tvrtkama svih veličina i svih djelatnosti koje žele u rad svojih pisarnica ili prijemnih ureda uvesti standarde koji se primjenjuju u javnom sektoru. Prilikom korištenja u gospodarstvu, koriste se sve funkcionalnosti pisarnice i pismohrane osim upravnih postupaka. Napredne funkcije digitalizacije dokumenata i praćenje njihovog kolanja uz sustav elektronskog potpisivanja, idealne su za provedbu djelomičnog ili cjelokupnog sustava upravljanja dokumentima.

KORISNIČKA DOKUMENTACIJA

Funkcionalnosti PPU

plan klasifikacijskih oznaka i registri stvaratelja/primatelja
- predpripremljene klase prema do sad važećem pravilniku o jedinstvenim klasifikacijskim oznakama,
- slobodan unos i definiranje novih klasifikacijskih oznaka strukturiranih:
  - prema sadržaju,
  - prema djelatnosti,
  - prema godini upotrebe,
  - razrađenih po dosjeima,
  - datumu početka i kraja važenja,
  - periodu obveznog čuvanja,
  - iznosu upravne pristojbe (kontrolna veličina).
- automatizirano otvaranje novih predmeta neupravnog i upravnih postupaka unutar klasifikacijske oznake sa neobveznim zadavanjem organizacijske cjeline - vlasnika predmeta,
- registar (matični podaci) internih stvaratelja/primatelja
- registar (matični podaci) vanjskih stvaratelja/primatelja

zaprimanje i razvrstavanje
- skeniranje zaprimljenog dokumenta i njegovih priloga,
- razvrstavanje na upravne i neupravne postupke
  - urudžbeni zapisnik (UZ)
  - upisnik predmeta prvostupanjskog upravnog postupka (UP/I)
  - upisnik predmeta drugostupanjskog upravnog postupka (UP/II)
  - institut zaprimljenih, privremeno nerazvrstanih dokumenata

upis i klasifikacija razvrstanih dokumenata (pismena)
- unos zapisa dokumenta u UZ ili UP/I ili UP/II,
- ispis knjiga urudžbenog zapisnika, upisnika UP/I i upisnika UP/I,
- otvaranje novih predmeta (spisa) akcijskom obradom,
- stavljanje digitalnih kopija u privitke zapisa dokumenta,
- dodjela klasifikacijske oznake - broja predmeta svakom dokumentu,
- označavanje dokumenta kao ulaznog (podnesak) ili izlaznog (akt),
- dodjela statusa dokumentu,
- označavanje vrste dokumenta,
- označavanje tipa (načina) zaprimanja,
- datum i vrijeme zaprimanja (unosa) - automatski,
- datum nastanka dokumenta (datum s originalnog dokumenta),
- datum završetka (za dokumente po kojima se postupa),
- definiranje knjige ulazne pošte za dokumente pristigle poštanskom službom,
- unos vanjskog stvaratelja/primatelja i internog stvaratelja primatelja,
- opcionalno definiranje zaposlenika - službenika internog stvaratelja/primatelja,
- mogućnost unosa kratkog naziva,
- mogućnost unosa napomene

izvještaji, ispisi, pregledi
- ispis prijemnog štambilja / naljepnice
- ispis omota spisa
- ispis knjiga urudžbenog zapisnika, upisnika UP/I i upisnika UP/I
- knjiga primljene pošte
- interna dostavna knjiga
- dostavna knjiga za poštu
- dostavna knjiga za mjesto
- pregled svih dokumenata u predmetu iz svakog dokumenta
- filtriranje pregleda svih predmeta s istom klasom (UZ, UP/I, UP/II)
- filtriranje pregleda svih predmeta u istoj klasi i dosjeu (UZ, UP/I, UP/II)
- pregled povezanih predmeta
- pregled prijenosa dokumenta u drugi predmet
- knjiga pismohrane
- pregled svih dokumenata predmeta u pismohrani
- filtriranje pregleda svih predmeta s istom klasom u pismohrani
- filtriranje pregleda svih predmeta u istoj klasi i dosjeu u pismohrani
- kronološki pregled puta dokumenta u radu s vremenom zadržavanja kod službenika

dostava dokumenata (pismena) u rad
- verifikacija za internu dostavu s institutom elektronskog potpisivanja - verificiranja prijema
- kolanje dokumenta od službenika do službenika s verifikacijama interne dostave

razvođenje dokumenata (pismena) u rokovnik i u pismohranu
- verifikacija razvođenja u rokovnik predmeta s institutom elektronskog potpisivanja - verificiranja razvođenja
- verifikacija razvođenja u pismohranu "a/a" predmeta s institutom elektronskog potpisivanja - verificiranja razvođenja

stavljanje predmeta u pismohranu
- akcijska obrada s kontrolnom logikom svih potrebnih verifikacija za stavljanje - odlaganje predmeta u pismohranu
- lokacija - smještaj u pismohrani
- mogućnost stavljanja dodatnog opisa predmeta za potrebe izlučivanja
- pretraživanje po klasi, klasi i dosjeu, po predmetu, datumima, vanjskim i internim stvarateljima/primateljima, ....

povlačenje i vraćanje dokumenata iz i u pismohranu
- verifikacija razvođenja u rokovnik predmeta s institutom elektronskog potpisivanja - verificiranja razvođenja
- verifikacija razvođenja u pismohranu "a/a" predmeta s institutom elektronskog potpisivanja - verificiranja razvođenja

primjenjeni mehanizmi i napredne N-LAB tehnologije
- privitci - spremanje skeniranih dokumenata i priloga u datotečni sustav ili u bazu podataka,
- revizioniranje svih promjena nad dokumentima u xml formatu
- pregled revizija - svih izmjena nad dokumentom (tko, kad, što)
- verificiranje - potvrđivanje postupanja s dokumentima koje sadrži datum traženja, osobu koja traži, datum i vrijeme traženja i opis traženja, te osobu koja potvrđuje, datum i vrijeme potvrde postupanja
- povezivanje dokumenata u skupne cjeline - predmete
- međusobno povezivanje dokumenata kroz mehanizam popratnih dokumenata
- akcijske obrade nad dokumentima