Evidencija radnog vremena postoji kao samostalna aplikacija RRV - radnici i radno vrijeme i kao jedinica modula unutar UsBS / e-UBS / UBS21 ERP poslovnih sustava.

Podaci radnika za potrebe vođenja evidencija radnog vremena

Za vođenje evidencija radnog vremena radnika, dovoljni su minimalni podaci o radniku:

• ime i prezime radnika,
• OIB ili sl.,
• adresa,
• naselje,
• spol.
• datum rođenja

Podaci o radniku se mogu unijeti preko akcijske obrade koja se nalazi u dnevnim evidencijama rada (desni klik miša u prozoru Evidencija rada).
Parametri obrade su sljedeći:

Prezime - upisati prezime radnika

Ime - upisati ime radnika

OIB - upisati OIB radnika

Spol - odabrati spol iz padajućeg izbornika

Adresa - upisati adresu prebivališta/uobičajenog boravišta

Naselje - iz padajućeg izbornika odabrati naselje u kojem se nalazi adresa prebivališta/uobičajenog boravišta

Datum rođenja - upisati datum rođenja radnika (opcionalan parametar)

Organizacijska cjelina - odabrati org. cjelinu kojoj pripada zaposlenik. Način unosa org. cjelina objašnjen je u uputi Organizacijske cjeline.

Uobičajeno vrijeme od - upisati uobičajeno vrijeme početka rada radnika

Uobičajeno vrijeme do - upisati uobičajeno vrijeme završetka rada radnika

Uobičajena vrsta rada - odabrati uobičajenu vrstu rada radnika. Npr. ako radnik radi uvijek u istoj smjeni danju tada će mu se kao uobičajena vrsta rada odabrati "redovan rad danju".

Obrada se pokreće odabirom ikone "pokreni".

Osim kroz akcijski izbornik, novi se radnik može unijeti i kroz  Matični podaci / Partneri / Radnici, odabrati ikonu "dodaj" za unos podataka o radniku. Popuniti polja "Ime", "Prezime", "JMBG", "OIB", te u detaljima radnika u kartici "Adresa" upisati adresu radnika. Unos radnika objašnjen je u zasebnoj uputi Kadrovski podaci radnika.

Ako se uz evidenciju radnog vremena, žele voditi i podaci o radnicima, tada se uz ove minimalne podatke moraju evidentirati i ostali podaci predviđeni Pravilnikom. Način vođenja evidencije o radnicima objašnjen je u zasebnoj uputi Evidencija radnika.

Ako se podaci o radnicima koriste za obračun plaće, tada se podaci moraju popuniti prema uputi Kadrovski podaci radnika.

Evidentiranje radnog vremena radnika

Evidentiranje radnog vremena radnika se provodi u radnim listovima kroz korištenje vrste " Dnevna evidencija rada". Na izborniku se odabere: Matični podaci / Plaće / Obračun / Radni listovi / 4 - Dnevna evidencija rada , odabere se ikona "dodaj" i popune se podaci o dnevnom radnom vremenu radnika.

Primjer evidencije radnog vremena za radnika za jedan dan:

Vrsta - nakon odabira vrste radnih listova više nije moguće promijeniti podatak u neku drugu vrstu radnih listova (npr. ako je odabrana dnevna evidencija, ona se više ne može promijeniti u mjesečnu evidenciju, mora se odustati od dnevne i odabrati vrsta radnih listova za mjesečnu evidenciju)

Radnik - iz izbornika odabrati radnika za kojeg se evidentira dnevno radno vrijeme

Od datuma - upisati datum za koji se unose podaci o radnom vremenu

Do datuma  - nije aktivno polje jer se u dnevnu evidenciju rada unose podaci o radnom vremenu za jedan dan pa je taj datum isti kao i u prethodnom polju

Vrijeme od - upisati početak rada

Vrijeme do - upisati završetak rada

Ako je u matičnim podacima radnika definirano uobičajeno radno vrijeme tada će se ovi podaci popunjavati automatski kad se odabere radnik u dnevnim radnim listovima (vidi uputu Kadrovski podaci radnika)

Vrsta rada - iz izbornika odabrati neku od vrsta rada koja se može pojaviti u radnom vremenu radnika, a koja je propisana pravilnikom o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima (NN 66/2010). Ako je u matičnim podacima radnika definirana uobičajena vrsta rada tada će se ovi podaci popunjavati automatski kad se odabere radnik u dnevnim radnim listovima (vidi uputu Kadrovski podaci radnika).

Po potrebi, početak i završetak rada kao i vrsta rada mogu se prilikom unosa dnevne evidencije promijeniti, ne mora se prihvatiti prijedlog koji se ovdje nudi iz matičnih podataka radnika.

Broj sati - sustav izračunava sam prema upisanim vremenima od i do.

Organizacijska cjelina - ako radnik mijenja organizacijsku cjelinu u kojoj taj dan radi (tj. ona je različita od dodijeljene org. cjeline u matičnim podacima radnika) tada se ovdje odabire nova org. jedinica. Ako se org. jedinica ne mijenja, sustav će ovo polje popuniti sam prema organizacijskoj jedinici koja je radniku dodijeljenja u rasporedu u matičnim podacima radnika.

Spremiti dnevnu evidenciju rada odabirom ikone "spremi".

Kako se takva evidencija mora voditi za svaki dan, za svakog će  radnika za jedan dan biti barem jedan radni list.

Ovako uneseni radni listovi ne zamjenjuju radne listove koji su podloga obračunu plaće pa se kod mjesečnog obračuna plaće mora pokrenuti obrada radnih listova za sve radnike koji nemaju iznimku od redovnog rada i moraju se unijeti sve iznimke od redovitog rada (bolovanje, godišnji, porodiljni i sl.).

Razlika između radnih listova koji služe za dnevnu evidenciju radnog vremena i onih koji služe za obračun plaće je u vrsti; za dnevnu evidenciju koristi se vrsta radnih listova "4-Dnevna evidencija rada", a za mjesečni obračun plaće koristi se vrsta radnih listova "2-Mjesečna evidencija rada".

Dnevna evidencija rada radnika (radnog vremena ) se uz mjesečnu evidenciju rada ispisuje na isplatnim listama.

Automatiziranje dnevnog unosa radnog vremena radnika

Kako bi se omogućio brži i jednostavniji unos podataka za radnike, nad dnevnom evidencijom rada postoje akcijske obrade koje su dostupne na desni klik miša:

Ažuriranje uobičajenog radnog vremena i vrste rada radnika

Ovom obradom moguće je definirati za neku organizacijsku cjelinu uobičajeno radno vrijeme (npr. sektor računovodstva radi od 08:00-16:00) i vrstu rada (npr. sektor računovodstva će u dnevnoj evidenciji većinom imati "redovan rad danju". Ako se parametar organizacijske cjeline ostavi prazan popunit će se uobičajeno radno vrijeme i vrsta rada za sve radnike i sve organizacijske cjeline.

Parametri obrade su sljedeći:

Organizacijska cjelina - iz izbornika odabrati organizacijsku jedinicu za koju će se definirati uobičajeno radno vrijeme. Ako se parametar ostavi prazan, uobičajeno radno vrijeme će se definirati za sve organizacijske jedinice tj. za sve radnike.

Radno vrijeme od - odabrati početak uobičajenog radnog vremena

Radno vrijeme do - odabrati završetak uobičajenog radnog vremena

Vrsta rada - odabrati uobičajenu vrstu rada za org. cjelinu. Ako određena org. cjelina ili cijelo poduzeće radi uvijek danju, tada će se ovdje kao vrsta rada odabrati "Redovan rad danju".

Odabrati ikonu "pokreni".

Sustav će u matične podatke radnika (kartica  Radnik) upisati uobičajeno radno vrijeme i vrstu rada prema podacima koji su postavljeni u parametrima.

Kloniranje dnevne evidencije rada

Ovom akcijskom obradom moguće je kopirati evidenciju rada koja je već napravljena za jedan dan u drugi dan kako se ne bi morala ponovno unositi dnevna evidencija rada ako je ona ista kao i već neki drugi dan koji je unesen u sustav.

Parametri obrade su sljedeći:

Kloniraj datum - upisuje se datum čija se dnevna evidencija želi kopirati u neki drugi dan

U datum - upisuje se datum na koji će nastati novi zapisi dnevne evidencije rada. Ti će zapisi biti identični zapisima od datuma iz kojeg su kopirani, samo s drugim datumom.

Organizacijska cjelina - ako se odabere org. cjelina kopirat će se zapisi dnevne evidencije rada samo za tu organizacijsku cjelinu, a ako se parametar ostavi prazan kopirat će se zapisi dnevne evidencije rada za cijelu tvrtku tj. sve org. jedinice.

Obrada se pokreće ikonom "pokreni".

Generiranje zapisa dnevne evidencije rada

Obradom je moguće definirati na određeni dan dnevnu evidenciju određene vrste rada. Npr. na određeni dan želi se definirati za sve radnike "redovan rad danju" kako se ne bi morala za svakog radnika pojedinačno unositi ista vrsta rada.

Parametri obrade su sljedeći:

Organizacijska cjelina - ako se dnevna evidencija radi samo za određenu org. cjelinu tada će se ona odabrati iz izbornika. Ako se parametar ostavi prazan, dnevna evidencija će se generirati za sve org. cjeline tj. za čitavu tvrtku.

Na dan - upisuje se datum za kojeg se radi dnevne evidencija

Vrsta rada - odabire se vrsta rada koja će se definirati kao dnevna evidencija rada za sve radnike

Obrada se pokreće ikonom "pokreni".

Generiranje dnevne evidencije rada za period

Obrada za odabranog radnika napravi radne listove tj. dnevnu evidenciju radnog vremena za svaki dan pojedinačno za period koji je definiran u parametrima obrade.

Parametri obrade su sljedeći:

Radnik - obavezan parametar. Iz padajućeg izbornika mora se odabrati radnik za kojeg se radi dnevna evidencija u periodu.

Od datuma - obvezan parametar. Upisati početan datum perioda za kojeg se želi napraviti dnevna evidencija rada

Do datuma - obvezan parametar. Upisati datum završetka perioda za kojeg se želi napraviti dnevna evidencija rada

Dopušten period za pokretanje obrade je 31 dan.

Vrsta rada - iz padajućeg izbornika odabrati vrstu rada koju će sustav upisati kao dnevnu evidenciju radnika za zadani period. Parametar je opcionalan, ako se ne odabere vrsta rada, sustav će ju uzeti iz matičnih podataka radnika.

Obrada se pokreće ikonom "pokreni".

Ako u navedenom periodu postoji dnevna evidencija rada za tog radnika za bilo koji datum unutar zadanog perioda obradu neće biti moguće pokrenuti i sustav će prikazati poruku "Automatsko generiranje radnih listova nije moguće. Radni list već postoji za zadani datum" . Tada se ili mora dnevna evidencija u potpunosti unijeti za tog radnika ručno za definirani period ili se mora obrisati unesena dnevna evidencija (radni list) za tog radnika unutar perioda i ponovno pokrenuti ova obrada kako bi se automatski definirala dnevna evidencija za zadani period.

Izvještaji evidencije radnog vremena

Vođenjem evidencije radnog vremena radnika, mogu se dobiti sljedeći izvještaji:

• evidencija o radnom vremenu radnika,
• mjesečna evidencija sati po radniku,
• mjesečna rekapitulacija sati rada,
• godišnja evidencija sati po radniku,
• godišnja rekapitulacija sati rada.

Evidencija o radnom vremenu radnika

Prikazuje radno vrijeme radnika po danima za mjesec.

Parametri izvještaja su Datum i Radnik. Ako se želi dobiti prikaz dnevne evidencije za sve radnike za određeni dan, parametar Datum će se popuniti s datumom za kojeg se želi dobiti prikazana dnevna evidencija, a parametar Radnik će se ostaviti prazan kako bi se prikazali svi radnici koji za taj dan imaju evidentiran rad.

Ako se želi dobiti podatak o dnevnoj evidenciji samo određenog radnika tada će se u parametar Radnik upisati njegovo ime i/ili prezime.

Izgled izvještaja:

Mjesečna evidencija sati po radniku

Prikazuje evidenciju radnog vremena radnika na razini mjeseca s kumulativom sati po vrstama rada.

Parametri izvještaja su: Godina, Mjesec i Radnik.

Ako se želi prikazati evidencija rada za sve radnike za određeni mjesec parametar Radnik se ostavlja prazan, a parametrima se mora zadati godina i mjesec za koji se žele prikazati podaci.

Izgled izvještaja:

Mjesečna rekapitulacija sati rada

Prikazuje evidenciju radnog vremena po vrstama rada za zadani mjesec.

Izvještaj ima grafički prikaz koji prikazuje udio sati pojedine vrste rada u ukupnim satima rada.

Parametri izvještaja su Mjesec i Godina. Kad se želi prikazati mjesečna rekapitulacija sati rada za točno određen mjesec u godini, taj se mjesec upiše u parametar mjesec.

Izgled izvještaja:

Godišnja evidencija sati po radniku

Prikazuje evidenciju radnog vremena radnika za svaki mjesec u godini po vrstama rada s kumulativom sati po vrstama rada na razini godine.

Parametri izvještaja su Godina i Radnik. Ako se parametar Radnik ostavi prazan, sustav će u hijerahijskom pregledu prikazati godišnju evidenciju rada za sve radnike za zadanu godinu, a ako se parametar Radnik popuni sustav će prikazati godišnju evidenciju samo za zadanog radnika.

Izgled izvještaja:

Godišnja rekapitulacija sati rada

Prikazuje evidenciju radnog vremena po vrstama rada za svaki mjesec i ukupno na razini godine. Parametar izvještaja je Godina.

Izgled izvještaja:

Grupiranje podataka u tabličnom pregledu radnih listova

Podaci se u tabličnom prikazu mogu grupirati prema podatku iz bilo koje kolone. Npr. ako se želi dobiti podatak o tjednom radnom vremenu po radniku, u kolonu za grupiranje dovući će se kolone "Tjedan" i "Radnik". Sustav će prikazati sate rada po vrstama rada za radnika po tjednu:

Detaljan način rada s tabličnim pregledom objašnjen je u uputi Funkcionalnosti tabličnog pregleda.

Planirani redoviti fond sati u isplatnom razdoblju

Sustav izračunava sam planirani redoviti fond sati za svakog radnika temeljem posla koji je radniku dodijeljen (Matični podaci / Plaće / Podešenja kadrovska / Poslovi), a u kojem postoji podatak o koeficijentu udjela noćnog rada. Sustav će prema tom udjelu postaviti planirani fond sati za rad danju i planirani fond sati za rad noću za svakog radnika pojedinačno na razini mjeseca. Ako je koeficijent udjela noćnog rada za neki posao stavljen na 0 to znači kako nema noćnog rada pa će i planirani fond sati biti definiran za rad danju, za radnika koji ima dodijeljen takav posao.

Ako se želi ručno unijeti planirano radno vrijeme (u tom slučaju sustav ga neće automatski postaviti) za određenog radnika za određeni mjesec mora se unijeti planirani rad danju i planirani rad noću. U tom se slučaju kao vrsta radnih listova koristi "2-Mjesečna evidencija rada ljudi", a kao obračunske veličine upisuju se "plan rada danju po rasporedu radnog vremena" i "plan rada noću po rasporedu radnog vremena"

O unosu poslova i korištenju koeficijenta noćnog rada pogledati zasebnu uputu Unos poslova.