Asortiman je registar artikala - robe, materijala, proizvoda i usluga koji se koriste u sustavu. Mogu se unijeti na dva načina:

• pojedinačnim unosom artikla u matične podatke,
• automatskim prijenosom (import) artikala iz pripremljene datoteke (npr. .xls) u sustav

1. Pojedinačan unos artikla u matične podatke - ručni unos

Novi artikl se u sustav unosi kroz matične podatke asortimana. Artikl se unosi jedan po jedan.

Za unos novog artikla na glavnom izborniku se odabere Matični podaci/Asortiman i nakon toga ikona Dodaj.

Pojavi se prozor za unos novog artikla:

Šifra – sustav sam dodjeljuje šifru artiklu, prema prvoj slobodnoj šifri koja za artikl postoji u sustavu ili korisnik sam može upisati šifru koju želi

Jmj – odabire se osnovna jedinica mjere u kojoj će se artikl voditi u sustavu

Naziv – upisuje se naziv artikla

BarCode – nije obvezno polje, ne mora se popunjavati. Ako poduzeće u poslovanju koristi barcode, tada se ovdje upisuje bar code za taj artikl.

Minimum – označava minimum na skladištu za taj artikl. Sustav kao minimum uvijek nudi 1. To je podatak koji se kroz matične podatke asortimana ne može promijeniti.

Kataloški broj – upisuje se kataloški broj artikla. Kataloški broj je u većini slučajeva jednak šifri artikla, osim kod nekih specifičnih poslovanja.

Identifikator – upisuje se proizvoljan identifikator artikla

Drugi naziv – upisuje se alternativni naziv za artikl

Porezna tarifa – iz padajućeg izbornika se odabire porezna tarifa artikla

Trošarina – iz padajućeg izbornika se odabire trošarina koja vrijedi za artikl. Ako artikl ne podliježe carini, tada se ovdje odabire „none“.

Carinska tarifa - iz padajućeg izbornika se odabire carinska tarifa koja vrijedi za artikl

Opis – proizvoljno polje, unosi se opis artikla (kraći opis)

Dugi opis – također proizvoljno polje, može se upisati dulji opis artikla

Vrsta – iz padajućeg izbornika se odabire vrsta kojoj artikl pripada (npr. trgovačka roba, gotov proizvod, sirovine i sl.)

Grupa asortimana – iz padajućeg izbornika se odabire grupa asortimana kojoj taj artikl pripada ili ako ne pripada nijednoj grupi tada se odabere „none“ čime zapravo taj artikl svrstavamo u grupu asortimana „none“. Grupa asortimana je obvezno polje pa se mora nešto upisati, ako se ne koriste grupe asortimana, odabire se „none“.

Kolekcija – odabire se kolekcija ako poduzeće koristi kolekcije u poslovanju

Globalna pripadnost – ako se koriste analitike kod definiranja asortimana, tada se ovdje odabere odgovarajuća analitika ili „none“ ako takvo obilježje artikla nije bitno za poduzeće

Tehnološka grupa – iz padajućeg izbornika se odabire tehnološka grupa kojoj artikl pripada

Percepcija – iz izbornika se odabire obilježje artikla ili se odabire „none“ ako ga on nema ili nije bitno za taj artikl. Npr. ako se unosi artikl kojem je jedno od obilježja boja, tada bi se ovdje kao percepcija odabrala boja tog artikla.

Proizvođač – iz padajućeg izbornika se odabire proizvođač artikla

Ulazna kontrola – ako artikl podliježe ulaznoj kontroli označi se da

Serijski broj – ako se artikl zaprima sa serijskim brojem označi se da

Klasa – označava se da ako se za taj artikl koristi klasa

Percepcija – označava se primjenjuje li se percepcija za artikl

Jamstvo – upisuje se jamstvo za artikl ako se za artikl daje jamstvo

Vanjsko jamstvo – označava se da ako se koristi vanjsko jamstvo

Dimenzije – označava se koristi li se dimenzija za taj artikl

Koristi se - označiti korištenje artikla u sustavu

Altern.jed.mj. - odabrati alternativnu jedinicu mjere koja se može koristiti za asortiman

Sljedeća kartica kod unosa artikla je podatak o paketiranju:

Volumen – upisuje se volumen artikla

Težina – upisuje se volumen artikla

Volumen paketa – upisuje se volumen paketa

Težina paketa - upisuje se težina paketa

Količina u paketu – upisuje se količina artikala u paketu              

BarCode paketa – ako se artikli barcodiraju tada se može upisati i barcode paketa

Volumen palete – upisuje se volumen palete

Težina palete – upisuje se težina palete

Količina na paleti – upisuje se količina artikala na paleti

BarCode palete – ako postoji ovdje se upisuje barcode za paletu

Sljedeća kartica je kartica koja prikazuje Kategorizaciju asortimana tj. prikazuje u kojim se sve kategorijama nalazi određeni artikl. Kategorije se definiraju u povezanim podacima asortimana.

Kartica Info pokazuje podatke o Stanju zaliha, Poziciji, Svim statusima i Skladišnoj kartici.

Stanje zaliha je kroz Info karticu prikazano na sljedeći način:

Prikazano je stanje zaliha po skladištima, dokument kojim je zaliha zaprimljena, datum zaprimanja, podaci o seriji i roku trajanja artikla, te dobavljača od kojeg je zaliha zaprimljena.

Pozicija u Info asortimanu prikazuje sljedeće:

Pozicija prikazuje smještaj zalihe, kao i podatke o ulazu, izlazu i stanju zaliha, težini, temperaturi skladišta, roku trajanja i sl.

Svi statusi unutar Info asortimana prikazuju sve statuse artikla. Podaci su prikazani na sljedeći način:

Kroz Info skladišta može se pregledavati i skladišna kartica artikla:

Kartica Slike prikazuje sve slike koji su kao privitci povezani na asortiman. Na artikle se može povezati njihova slika u .jpg formatu koja se kao privitak dodaje u sustav.

Način rada s privitcima objašnjen je u zasebnom dokumentu Rad s privitcima.
Kartica Privitci u asortimanu prikazuje osnovne podatke o privitku; naziv, vrstu privitka, datum dodavanja privitka, datum njegove izmjene, korisnika koji je dodao privitak, putanju do privitka, te veličinu i oznaku radi li se o slici. U matičnim podacima asortimana najčešće se kao privitci koriste fotografije artikala koje se mogu pregledavati na kartici Slike, a unesene su kao privitci.

 2. automatski prijenos (kopiranje) artikala iz datoteke (npr. .xlsx).

Pomoću ove opcije korisnik može pripremiti podatke asortimana izvan sustava ili ih izvesti (exportirati) iz nekog postojećeg sustava, te ih automatski uvesti (importirati) u UBS/UsBS sustav. Na ovaj se način podaci o asortimanu prebacuju u sustav odjednom kopiranjem iz pripremljene datoteke izvan sustava.

Prilikom automatskog uvoza podataka asortimana, podaci u pripremljenoj datoteci moraju biti popunjeni tako da se poštuje zadani redoslijed kolona.

Primjer datoteke nalazi se među privitcima (dolje) i može poslužiti kao obrazac datoteke za import. Datoteku možete otvoriti, spremiti (opcioanlno), popuniti s podacima i njen sadržaj kopirati u sustav. Iz datoteke se kopira sve osim naziv kolona.

Podržane mjerne jedinice su: bod, cl, cm, dan, dcl, dkg, dm, g, godina, iznos, kg, km, kom, kpl, kut, kvartal, lit, m, m2, m3, mg, minuta, mjesec, ml, mm, par, sat, sec, ton.

Porezna stopa - upisati poreznu stopu kojoj podliježe artikl

Vrsta asortimana - upisuju se kratice koje označavaju vrstu asortimana:

tr - za trgovačku robu

gp - za gotov proizvod

us - za usluge

sr - za sirovine i repromaterijal

pp - poluproizvod

Ako se u pripremljenu datoteku upiše cijena, nakon pokrenute obrade za uvoz asortimana sustav će ju dodati u Osnovni cjenik. Cijene nisu obvezni podatak, može se unijeti samo jedna i ta koja se pripremi u datoteci bit će prebačena u osnovni cjenik.

Naziv asortimana mora biti napisan u jednom redu i u nazivu ne smije biti znak ' (apostrof).

Obrada za automatski import asortimana pokreće se putem akcijskog izbornika (desni klik miša) u podacima asortimana.

Obrada ima 3 parametra:

Ulazni podaci - u ovo se polje kopiraju označeni podaci asortimana iz datoteke

Graničnik stupca - znak koji međusobno odvaja kolone

Graničnik retka -  znak koji međusobno odvaja zapise

Graničnik stupca i graničnik retka moraju biti različiti!

Graničnik je interpunkcijski znak ili skupina znakova koji razdvaja dva imena ili dva podatka. Uobičajeni graničnici su npr. zarez (,), točka-zarez (;), navodnici (" "), zagrade ({ }).

Ako se odaberu isti graničnici stupca i retka sustav će javiti sljedeću poruku:

"Graničnici retka i stupca moraju biti različiti."

Nakon pokretanja obrade za import asortimana odabirom ikone "pokreni" sustav će unijeti artikle iz datoteke u matične podatke sustava. Ako prilikom unos podataka nije bila upisana porezna stopa i vrsta asortimana sustav će asortiman unijeti kao trgovačku robu sa stopom 23%. Ako se obrada pokrene bez odabranih graničnika sustav će prikazati poruku:

"Graničnik retka i stupca mora biti odabran."

Ako su u pripremljenoj datoteci iz koje se podaci uvoze u sustav šifre artikala duple tj. postoje artikli koji nemaju jedinstvenu šifru sustav će nakon pokretanja obrade prikazati sljedeću poruku:

"Šifra artikla mora biti jedinstvena. Molim, provjerite ulazne podatke."

U datoteci iz koje se kopiraju artikli moraju se ispraviti duple šifre prije njihovog ponovnog uvoza u sustav.

POGLEDAJTE FILM - IMPORT ASORTIMANA

PRIMJER DATOTEKE ZA BRZI IMPORT ASORTIMANA