-
Upravljanje s dokumentima i e-dokumentima
Centralizirana pohrana, pretraživanje i korištenje dokumenata.
-
Jednostavno
Jednostavno zaprimanje, klasifikacija, ispis naljepnica i dodavanje digitalnih priloga.
-
Digitalno
Prihvaća digitalne priloge različitih formata i izvora. Izrada, primanje i slanje e-računa.
-
Efikasno
Centralna pohrana svih dokumenata, brza pretraga i uvid u digitalne sadržaje.
-
Rad u oblaku
Aplikaciju nije potrebno instalirati i dostupna je s bilo kojeg uređaja koji ima internet pretraživač.
-
Pristup i odobravanje
Odobravanje dokumenata od strane korisnika koji imaju uvid i mogu raditi samo s dokumentima koji su im namijenjeni.
-
eRačuni
Rad s eDokumentima i elektronsko kolanje dokumenata s potvrdom prijema.
Procesna specifikacija DIGITALNI URED
- Prijemni ured:
- zaprimanje, klasifikacija i opisivanje dokumenata,
- skenirani papirnati dokumenti,
- dokumenti u datotekama (pdf, txt, html, doc, docx, xls, xlsx, xml),
- klasifikacija dokumenata u predmete,
- opisivanje dokumenata: kratak opis, vrsta dokumenata, način dolaska, tajnost, standardizirane napomene, sadržaj ili opis, ...
- automatizirani uvoz ulaznih eRačuna (xml) sa posredničkog servisa
- automatizirani postupak slanje ulaznih računa u računovodstvo putem sheme za knjiženje
- uvoz izlaznih eRačuna (xml) iz drugih aplikacija i automatski unos u knjigu odlazne pošte
- automatski prijenos u internu dostavnu knjigu ili knjige pošte nakon davanja na uvid korisniku ili partneru
- pregled urudžbenog zapisnika, kronološki pregled predmeta i zaprimljenih dokumenata,
- pregled ulaznih računa.
- zaprimanje, klasifikacija i opisivanje dokumenata,
- Knjige pošte i dostava:
- knjiga primljene pošte za povjerljive i ne otvorene dokumente (uvid korisnika samo u njegove zapise),
- interna dostavna knjiga (uvid korisnika samo u njegove zapise),
- slanje obavijesti korisnicima koji su dobili pravo uvida da imaju dokumente za prihvaćanje u internoj dostavnoj knjizi,
- potvrde prijema, prihvaćanje dokumenata,
- proslijeđivanje dokumenata drugim korisnicima od strane osoba s pravom uvida,
- knjiga odlazne pošte,
- slanje izlaznih računa posredničkom servisu ili direktan e-maila kupcima s linkovima na .pdf i .xml datoteke računa,
- potvrđivanje knjige odlazne pošte s podacima korisnika koji je obavio slanje i identifikatorom transakcije posredničkog servisa,
- ponavljanje slanja izlaznih računa posredničkom servisu s opcijom ponovne izrade .pdf i .xml datoteka za račun - kreiranje novog zapisa,
- Aktivni predmeti:
- predmeti u radu s pregledom svih dokumenata unutar predmeta,
- zaključivanje predmeti,
- završeni, a/a predmeti s pregledom svih dokumenata unutar predmeta.
- Arhiva - pismohrana:
- ograničeni uvid u predmete,
- vraćanje predmeta iz arhive u rad i nazad.
Funkcionalna specifikacija
- multijezičnost i prevođenje aplikacije (aplikacija se isporučuje s EN i HR jezikom, korisnici mogu prevoditi ostale jezike kroz samu aplikaciju),
- multivalutnost (novčane vrijednosti se mogu unositi u različitim valutama), automatsko ili ručno ažuriranje tečajnica,
- tablični prikaz podataka s nekoliko varijacija prikaza, te prikazom pojedinačnog zapisa,
- prikaz grupiranih i agregiranih podataka s odabirom kriterija grupiranja,
- pred-filtriranje podataka po značajnim kriterijima kao što su vremenski period i sl., uz mogučnost promjene i/ili nadopune predfiltera,
- filtriranje podataka po svim kolonama tabličnog prikaza,
- ispis ili izvoz podataka u tabličnom obliku u više formata (.csv, .html, .pdf, .xls),
- ispis podataka kroz predpripremljene formatirane izvještaje,
- uvoz podataka iz Excel datoteka,
- dijeljenje pristupa dijelovima aplikacije, samo za čitanje ili za korištenje, privatno dijeljenje s korisnicima ili javno dijeljenje s vanjskim posjetiteljima,
- obrade ili automatizirane obrade podataka - Postupci,
- okruženje glavnog pregleda podataka s nadređenim, detaljnim, info podacima i povezanim detaljnim podacima,
- pozivanje brzog unosa referentnih podataka iz forme za unos ili promjenu podataka (postupak "Brzo dodaj"),
- poveznice (linkovi) unutar podataka za brzi poziv pregleda drugih podataka,
- prilozi - polja za prihvat jednog ili više priloga (.pdf, .xlsx, .docx, .txt, .csv, ....),
- slike - polja za prihvat jedne ili više slika (.jpg, .png, .bmp, ....),
- polja za prihvat bogatog teksta, slika, multimedije - Wysiwyg HTML Editor.
Tehnološka specifikacija
- aplikacija u oblaku, rad putem internet preglednika (full cloud-based application),
- rad na stolnim i prijenosnim računalima koji imaju potpuni internet preglednik,
- prilagodljivo sučelje za rada na pametnim telefonima i tabletima koji imaju potpuni internet preglednik,
- serveri u najboljem data centru unutar EU s trostrukom vanjskom vezom od 500 GBit/s,
- 1 GB veza servera na internet, minimum 100 MBit/s,
- smještaj na dediciranim serverima, a ne virtualnim serverima,
- privatan radni prostor za datoteke i privatnu (ne dijeljenu) MS SQL bazu podataka,
- automatizirana izrada sigurnosnih kopija baze podataka,
- automatizirano održavanje baze podataka,
Sigurnost i pouzdanost
- SSL veza, https protokol povezivanja,
- dedicirani serveri smješteni u najboljem data centru unutar EU,
- višestruko neprekidno napajanje data centra,
- dostupnost servera zajamčena od strane data centra >99% vremena,
- izoliran, privatan radni prostor za datoteke i privatnu (ne dijeljenu) MS SQL bazu podataka,
- dvostupanjska zaštita pristupa s obveznim korisničkim imenom (ne s e-mailom i ne s imenom i prezimenom) i kompleksnom lozinkom,
- procedure za promjenu lozinke i zaboravljenu lozinku s provjerom kompleksnosti lozinke,
- administratorski ili korisnički nivo pristupa,
- davanje korisničkih pristupa za čitanje ili čitanje i pisanje na nivou pojedinačnog dijela aplikacije.
Korisnička dokumentacija >>>