Aplikacija Pisarnica

  •  

    Pisarnica i pismohrana

     

    Uredsko poslovanje za tijela javne i lokalne uprave, agencije, institucije od javnog značaja, te za sve ostale obveznike uredbe o uredskom poslovanju.

    Potpuna kontrola prava na uvid i kolanja dokumenata s obavještavanjem osoba i potvrdom preuzimanja. Razvođenje, rad, zaključenje i arhiviranje predmeta.



    Isprobaj odmah

  • Zaprimanje i klasifikacija


    Jednostavna i efikasna digitalizacija, klasifikacija i davanje prava na uvid dokumenata.

     

  • Lako pretraživanje


    Ubrzajte i olakšajte pretraživanje podnesaka i akata unutar svojih predmeta i klasa.

     

  • Potpuna kontrola


    Svaki korisnik ima uvid i može raditi samo s predmetima i dokumentima koji su mu namijenjeni.

     

 

Tehnologija i digitalizacija


Pisarnica je moćan alat za povećanje efikasnosti uredskog poslovanja i važan je korak u prelasku na elektronsko poslovanje. Pisarnica prihvaća sve vrste digitalnih priloga - skenirane dokumente u različitim formatima (png, pdf, jpg), dokumente zaprimljene u elektronskom obliku (pdf, txt, html), prihvaća slike, poveznice na sadržaj odložen na serveru, kao i poveznice na vanjski sadržaj, karte, web stranice i sl.

Svi zaprimljeni dokumenti se automatski označavaju QR kodom, a svaki od upisa može prihvatiti velike količine teksta, slika, priloga ili multimedije.


Jednostavnost rada i sigurnost


Urudžbeni zapisnik unutar Pisarnice je podijeljen na tri upisnika. Upisnik neupravnih predmeta, predmeta upravnog postupka prvog i predmeta upravnog postupka drugog stupnja. Knjiga pošte, interna dostavna knjiga i knjiga za sve ostale vrste zaprimanja i otpremanja pismena su direktna posljedica rada pisarnice i evidencije kolanja dokumenata, bez potrebe dodatnog upisivanja. Pismohrana odnosno arhiva sastavni je dio pisarnice i omogućuje arhiviranje i vraćanje predmeta iz arhive jednim klikom.

Kontrola i upravljanje s kolanjem dokumenata je na najvišoj razini, a uz to pruža primjerenu tajnost i sigurnost tako što svaki korisnik ima uvid i može raditi samo s dokumentima koji su mu namijenjeni.


Organizacija procesa

Aplikacija   P I S A R N I C A   je podijeljena na prijemni ured odnosno pisarnicu, knjige pošte i dostave kroz koje se zaprimaju i potvrđuje primitak pismena, aktivne predmete na kojima rade referenti, arhivu i na arhivsku građu. Svi predmeti i pismena, odnosno podnesci i akti, se unose samo jedanput, a njihovo kolanje kroz sve dijelove aplikacije se ostvaruje različitim promjenama statusa, potvrdama i oznakama poslovnog procesa.

 

Procesna specifikacija aplikacije PISARNICA

  • Pisarnica - urudžbeni zapisnik s tri upisnika:
    • upisnik neupravnih predmeta
    • UP/I - upisnik upravnih predmeta prvog stupnja
    • UP/II - upisnik upravnih predmeta drugog stupnja
    • knjiga urudžbenog zapisnika, kronološki pregled svih predmeta iz svih upisnika
  • Knjige pošte i dostava:
    • knjiga primljene pošte
    • knjiga odlazne pošte
    • interna dostavna knjiga
  • Aktivni predmeti:
    • plan klasifikacijskih oznaka
    • svi aktivni predmeti koji su dodijeljeni službeniku
    • predmeti u rokovniku
    • završeni, a/a predmeti
  • Arhiva - pismohrana
  • Arhivska građa

 

Funkcionalna specifikacija

  • multijezičnost i prevođenje aplikacije (aplikacija se isporučuje s EN i HR jezikom, korisnici mogu prevoditi ostale jezike kroz samu aplikaciju),
  • multivalutnost (novčane vrijednosti se mogu unositi u različitim valutama), automatsko ili ručno ažuriranje tečajnica,
  • tablični prikaz podataka s nekoliko varijacija prikaza, te prikazom pojedinačnog zapisa,
  • prikaz grupiranih i agregiranih podataka s odabirom kriterija grupiranja,
  • pred-filtriranje podataka po značajnim kriterijima kao što su vremenski period i sl., uz mogučnost promjene i/ili nadopune predfiltera,
  • filtriranje podataka po svim kolonama tabličnog prikaza,
  • ispis ili izvoz podataka u tabličnom obliku u više formata (.csv, .html, .pdf, .xls),
  • ispis podataka kroz predpripremljene formatirane izvještaje,
  • uvoz podataka iz Excel datoteka,
  • dijeljenje pristupa dijelovima aplikacije, samo za čitanje ili za korištenje, privatno dijeljenje s korisnicima ili javno dijeljenje s vanjskim posjetiteljima,
  • obrade ili automatizirane obrade podataka - Postupci,
  • okruženje glavnog pregleda podataka s nadređenim, detaljnim, info podacima i povezanim detaljnim podacima,
  • pozivanje brzog unosa referentnih podataka iz forme za unos ili promjenu podataka (postupak "Brzo dodaj"),
  • poveznice (linkovi) unutar podataka za brzi poziv pregleda drugih podataka,
  • prilozi - polja za prihvat jednog ili više priloga (.pdf, .xlsx, .docx, .txt, .csv, ....),
  • slike - polja za prihvat jedne ili više slika (.jpg, .png, .bmp, ....),
  • polja za prihvat bogatog teksta, slika, multimedije - Wysiwyg HTML Editor.

 

Tehnološka specifikacija

  • aplikacija u oblaku, rad putem internet preglednika (full cloud-based application),
  • rad na stolnim i prijenosnim računalima koji imaju potpuni internet preglednik,
  • prilagodljivo sučelje za rada na pametnim telefonima i tabletima koji imaju potpuni internet preglednik,
  • serveri u najboljem data centru unutar EU s trostrukom vanjskom vezom od 500 GBit/s,
  • 1 GB veza servera na internet, minimum 100 MBit/s,
  • smještaj na dediciranim serverima, a ne virtualnim serverima,
  • privatan radni prostor za datoteke i privatnu (ne dijeljenu) MS SQL bazu podataka,
  • automatizirana izrada sigurnosnih kopija baze podataka,
  • automatizirano održavanje baze podataka,

 

Sigurnost i pouzdanost

  • SSL veza, https protokol povezivanja,
  • dedicirani serveri smješteni u najboljem data centru unutar EU,
  • višestruko neprekidno napajanje data centra,
  • dostupnost servera zajamčena od strane data centra >99% vremena,
  • izoliran, privatan radni prostor za datoteke i privatnu (ne dijeljenu) MS SQL bazu podataka,
  • dvostupanjska zaštita pristupa s obveznim korisničkim imenom (ne s e-mailom i ne s imenom i prezimenom) i kompleksnom lozinkom,
  • procedure za promjenu lozinke i zaboravljenu lozinku s provjerom kompleksnosti lozinke,
  • administratorski ili korisnički nivo pristupa,
  • davanje korisničkih pristupa za čitanje ili čitanje i pisanje na nivou pojedinačnog dijela aplikacije.

 

 

Korisnička dokumentacija >>>

 

 

POGLEDAJ CIJENE I PLANOVE