Tehnologija i digitalizacija

Pisarnica je moćan alat za povećanje efikasnosti uredskog poslovanja i važan je korak u prelasku na elektronsko poslovanje. Pisarnica prihvaća sve vrste digitalnih priloga - skenirane dokumente u različitim formatima (png, pdf, jpg), dokumente zaprimljene u elektronskom obliku (pdf, txt, html), prihvaća slike, poveznice na sadržaj odložen na serveru, kao i poveznice na vanjski sadržaj, karte, web stranice i sl.

Svi zaprimljeni dokumenti se automatski označavaju QR kodom, a svaki od upisa može prihvatiti velike količine teksta, slika, priloga ili multimedije.

Jednostavnost rada i sigurnost

Urudžbeni zapisnik unutar Pisarnice je podijeljen na tri upisnika. Upisnik neupravnih predmeta, predmeta upravnog postupka prvog i predmeta upravnog postupka drugog stupnja. Knjiga pošte, interna dostavna knjiga i knjiga za sve ostale vrste zaprimanja i otpremanja pismena su direktna posljedica rada pisarnice i evidencije kolanja dokumenata, bez potrebe dodatnog upisivanja. Pismohrana odnosno arhiva sastavni je dio pisarnice i omogućuje arhiviranje i vraćanje predmeta iz arhive jednim klikom.

Kontrola i upravljanje s kolanjem dokumenata je na najvišoj razini, a uz to pruža primjerenu tajnost i sigurnost tako što svaki korisnik ima uvid i može raditi samo s dokumentima koji su mu namijenjeni.

Organizacija procesa

Aplikacija   P I S A R N I C A   je podijeljena na prijemni ured odnosno pisarnicu, knjige pošte i dostave kroz koje se zaprimaju i potvrđuje primitak pismena, aktivne predmete na kojima rade referenti, arhivu i na arhivsku građu. Svi predmeti i pismena, odnosno podnesci i akti, se unose samo jedanput, a njihovo kolanje kroz sve dijelove aplikacije se ostvaruje različitim promjenama statusa, potvrdama i oznakama poslovnog procesa.