-
Pisarnica i pismohrana
Uredsko poslovanje za tijela javne i lokalne uprave, agencije, institucije od javnog značaja, te za sve ostale obveznike uredbe o uredskom poslovanju.
Potpuna kontrola prava na uvid i kolanja dokumenata s obavještavanjem osoba i potvrdom preuzimanja. Razvođenje, rad, zaključenje i arhiviranje predmeta.
-
Zaprimanje i klasifikacija
Jednostavna i efikasna digitalizacija, klasifikacija i davanje prava na uvid dokumenata.
-
Lako pretraživanje
Ubrzajte i olakšajte pretraživanje podnesaka i akata unutar svojih predmeta i klasa.
-
Potpuna kontrola
Svaki korisnik ima uvid i može raditi samo s predmetima i dokumentima koji su mu namijenjeni.
Tehnologija i digitalizacijaPisarnica je moćan alat za povećanje efikasnosti uredskog poslovanja i važan je korak u prelasku na elektronsko poslovanje. Pisarnica prihvaća sve vrste digitalnih priloga - skenirane dokumente u različitim formatima (png, pdf, jpg), dokumente zaprimljene u elektronskom obliku (pdf, txt, html), prihvaća slike, poveznice na sadržaj odložen na serveru, kao i poveznice na vanjski sadržaj, karte, web stranice i sl. Svi zaprimljeni dokumenti se automatski označavaju QR kodom, a svaki od upisa može prihvatiti velike količine teksta, slika, priloga ili multimedije. |
Jednostavnost rada i sigurnostUrudžbeni zapisnik unutar Pisarnice je podijeljen na tri upisnika. Upisnik neupravnih predmeta, predmeta upravnog postupka prvog i predmeta upravnog postupka drugog stupnja. Knjiga pošte, interna dostavna knjiga i knjiga za sve ostale vrste zaprimanja i otpremanja pismena su direktna posljedica rada pisarnice i evidencije kolanja dokumenata, bez potrebe dodatnog upisivanja. Pismohrana odnosno arhiva sastavni je dio pisarnice i omogućuje arhiviranje i vraćanje predmeta iz arhive jednim klikom. Kontrola i upravljanje s kolanjem dokumenata je na najvišoj razini, a uz to pruža primjerenu tajnost i sigurnost tako što svaki korisnik ima uvid i može raditi samo s dokumentima koji su mu namijenjeni. |
Organizacija procesa |
Aplikacija P I S A R N I C A je podijeljena na prijemni ured odnosno pisarnicu, knjige pošte i dostave kroz koje se zaprimaju i potvrđuje primitak pismena, aktivne predmete na kojima rade referenti, arhivu i na arhivsku građu. Svi predmeti i pismena, odnosno podnesci i akti, se unose samo jedanput, a njihovo kolanje kroz sve dijelove aplikacije se ostvaruje različitim promjenama statusa, potvrdama i oznakama poslovnog procesa. |
Procesna specifikacija aplikacije PISARNICA
- Pisarnica - urudžbeni zapisnik s tri upisnika:
- upisnik neupravnih predmeta
- UP/I - upisnik upravnih predmeta prvog stupnja
- UP/II - upisnik upravnih predmeta drugog stupnja
- knjiga urudžbenog zapisnika, kronološki pregled svih predmeta iz svih upisnika
- Knjige pošte i dostava:
- knjiga primljene pošte
- knjiga odlazne pošte
- interna dostavna knjiga
- Aktivni predmeti:
- plan klasifikacijskih oznaka
- svi aktivni predmeti koji su dodijeljeni službeniku
- predmeti u rokovniku
- završeni, a/a predmeti
- Arhiva - pismohrana
- Arhivska građa
Funkcionalna specifikacija
- multijezičnost i prevođenje aplikacije (aplikacija se isporučuje s EN i HR jezikom, korisnici mogu prevoditi ostale jezike kroz samu aplikaciju),
- multivalutnost (novčane vrijednosti se mogu unositi u različitim valutama), automatsko ili ručno ažuriranje tečajnica,
- tablični prikaz podataka s nekoliko varijacija prikaza, te prikazom pojedinačnog zapisa,
- prikaz grupiranih i agregiranih podataka s odabirom kriterija grupiranja,
- pred-filtriranje podataka po značajnim kriterijima kao što su vremenski period i sl., uz mogučnost promjene i/ili nadopune predfiltera,
- filtriranje podataka po svim kolonama tabličnog prikaza,
- ispis ili izvoz podataka u tabličnom obliku u više formata (.csv, .html, .pdf, .xls),
- ispis podataka kroz predpripremljene formatirane izvještaje,
- uvoz podataka iz Excel datoteka,
- dijeljenje pristupa dijelovima aplikacije, samo za čitanje ili za korištenje, privatno dijeljenje s korisnicima ili javno dijeljenje s vanjskim posjetiteljima,
- obrade ili automatizirane obrade podataka - Postupci,
- okruženje glavnog pregleda podataka s nadređenim, detaljnim, info podacima i povezanim detaljnim podacima,
- pozivanje brzog unosa referentnih podataka iz forme za unos ili promjenu podataka (postupak "Brzo dodaj"),
- poveznice (linkovi) unutar podataka za brzi poziv pregleda drugih podataka,
- prilozi - polja za prihvat jednog ili više priloga (.pdf, .xlsx, .docx, .txt, .csv, ....),
- slike - polja za prihvat jedne ili više slika (.jpg, .png, .bmp, ....),
- polja za prihvat bogatog teksta, slika, multimedije - Wysiwyg HTML Editor.
Tehnološka specifikacija
- aplikacija u oblaku, rad putem internet preglednika (full cloud-based application),
- rad na stolnim i prijenosnim računalima koji imaju potpuni internet preglednik,
- prilagodljivo sučelje za rada na pametnim telefonima i tabletima koji imaju potpuni internet preglednik,
- serveri u najboljem data centru unutar EU s trostrukom vanjskom vezom od 500 GBit/s,
- 1 GB veza servera na internet, minimum 100 MBit/s,
- smještaj na dediciranim serverima, a ne virtualnim serverima,
- privatan radni prostor za datoteke i privatnu (ne dijeljenu) MS SQL bazu podataka,
- automatizirana izrada sigurnosnih kopija baze podataka,
- automatizirano održavanje baze podataka,
Sigurnost i pouzdanost
- SSL veza, https protokol povezivanja,
- dedicirani serveri smješteni u najboljem data centru unutar EU,
- višestruko neprekidno napajanje data centra,
- dostupnost servera zajamčena od strane data centra >99% vremena,
- izoliran, privatan radni prostor za datoteke i privatnu (ne dijeljenu) MS SQL bazu podataka,
- dvostupanjska zaštita pristupa s obveznim korisničkim imenom (ne s e-mailom i ne s imenom i prezimenom) i kompleksnom lozinkom,
- procedure za promjenu lozinke i zaboravljenu lozinku s provjerom kompleksnosti lozinke,
- administratorski ili korisnički nivo pristupa,
- davanje korisničkih pristupa za čitanje ili čitanje i pisanje na nivou pojedinačnog dijela aplikacije.
Korisnička dokumentacija >>>