Datumi,vremena i pozicije koje sadrže poslovni dokumenti u sustavu omogućuju i osiguravaju pravovremenost i toćnost u internom i eksternom izvještavanju.
1. DATUMI U DOKUMENTACIJSKOM DIJELU UBS21 SUSTAVA
Svaki dokument u UBS21 sustavu ima u svom zaglavlju datume. Datumi koje dokumenti sadrže su sljedeći:
- datum dokumenta
- datum isporuke/primitka
- broj dana odgode
Na osnovu ova tri podatka i u interakciji sa Pozicijom za knjiženje, u stavkama knjiženja (tzv. pečatu za knjiženje) kreiraju se sljedeće vrste datuma:
Prema svom smislu (smisao stavke za knjiženje je određen pozicijom ako se radi o upotrebi pečata za knjiženje), stavka knjiženja može nositi neku od ovih vrsta datuma.
1.1 Pozicije stavaka knjiženja i vrsta datuma
1.2 Datum knjiženja
Dokumentima koji su predviđeni za knjiženje u Glavnu knjigu se u procesu knjiženja na svaku stavku koja se knjiži dodaje Datum knjiženja.
S obzirom da UBS21 može simultano knjižiti u dvije glavne knjige s dva različita kontna plana, svaka stavka može (ovisno o tome da li se koristi druga glavna knjiga) imati datum knjiženja u GK1 i u GK2:
- Datum knjiženja GK1
- Datum knjiženja GK2
1.3 Datum za Cassa Sconto
Za korištenje naknadno odobrenog popusta prema realiziranom broju dana do plaćanja tzv. Cassa Sconto, sustav koristi obradu s kojom računa broj dana od datuma dokumenta potraživanja pa do datuma njegovog zatvaranja – plaćanja.
2. VREMENA U DOKUMENTACIJSKOM DIJELU UBS21 SUSTAVA
Neke vrste dokumenata prema smislu i načinu upotrebe mogu sadržavati i vrijeme. Zavisno od smisla i načina upotrebe različita je i interpretacija vremena u dokumentu. Najčešće se koristi na način da vrijeme u prvom polju označava vrijeme početka, dok vrijeme u drugom polju označava vrijeme završetka.
Drugi način interpretacije je da prvo vrijeme označava vrijeme izrade dokumenta, a drugo vrijeme označava vrijeme isporuke. Vremena u dokumentacijskom dijelu sustava prikazujemo sljedećom slikom:
Svaki podatak vremena uz oznaku odgovarajućeg sata sadrži i podatak o radnoj smjeni; I, II, III, IV smjena, na način da je svakom podatku o vremenu pridružen podatak o tome kojoj smjeni to vrijeme pripada.
Na ovom primjeru vidi se kako uz vrijeme od 08:00 sati stoji oznaka I što nači da to vrijeme pripada prvoj smjeni, dok uz vrijeme 22:15 stoji oznaka III što znači da to vrijeme pripada trećoj smjeni.
Prilikom implementacije, potrebno je podesiti odnos vremena i radnih smjena prema potrebama i organizaciji korisnika.
3. DATUMI U EVIDENCIJSKOM DIJELU UBS21 SUSTAVA
U okviru poslovnih evidencija unutar UBS21 sustava također postoje datumi koji označavaju trajanje.
Datumi su označeni u zaglavlju evidencija što prikazujemo sljedećom slikom:
Ako se polja Od datuma i Do datuma popune sa jednakim datumom, to u UBS sustavu znači da je nešto trajalo (ili treba trajati) jedan dan.
Ako se želi postaviti trajanje određene evidencije u sustavu tako da ne znamo do kojeg datuma će nešto trajati, tada možemo polje Do datuma ostaviti praznim, a sustav će nakon spremanja evidencije to polje popuniti s datumom 01.01.1900. koji zapravo u kontekstu UBS-a znači da nije postavljen datum do kojeg nešto vrijedi, to je datum kojeg sustav sam stavlja kada nismo definirali trajanje.
4. VREMENA U DIJELU SUSTAVA KONTROLE UBS21 SUSTAVA
U zaglavlju poslovnih evidencija osim prethodno objašnjenih datuma postoje i vremena koja se pojavljuju ovisno od smisla evidencije ili kontrole, a uvijek označavaju trajanje.
Vrijeme u evidencijskom dijelu prikazujemo sljedećom slikom:
Kako vidimo iz slike, dva su polja koja se odnose na vrijeme u evidencijama, a to su Vrijeme od i Vrijeme do.
Sa vremenima nije isti slučaj kao i sa datumima tj. ovdje moramo popuniti i Vrijeme Od i Vrijeme Do da bi mogli spremiti određenu evidenciju.
Ako ne želimo definirati vrijeme do kad će nešto trajati ili se treba napraviti možemo staviti bilo kakvo vrijeme (npr. vrijeme 00:00:00) u polje Vrijeme Do da bi mogli spremiti evidenciju.
