Dokumenti su u sustavu grupirani prema poslovnim procesima od kojih se svaki sastoji od dokumenata koji po smislu pripadaju u odgovarajući proces.
Dokumenti u sustavu:
Ako se za potrebe korisnika ukaže potreba za otvaranjem nove vrste dokumenta jer niti jedan od postojećih ne odgovara procesima korisnika niti mu se može prilagoditi, može ga se dodati i definirati kroz UBS21 sustav.
Novoj vrsti dokumenta mora se definirati sljedeće:
- šifra nove vrste dokumenta,
- naziv vrste dokumenta,
- temeljna polja u zaglavlju vrste dokumenta,
- detalje vrste dokumenta u kojima se definiraju:
- popratni dokumenti,
- dokumenti u predmetu,
- evidencije u predmetu,
- popratne evidencije,
- statusi dokumenata,
- vrste verifikacije,
- kategorije izvještaja.
Detalji vrste dokumenta ne moraju se definirati u cijelosti ako to nije potrebno za obuhvaćanje procesa korisnika.
Dakle u detaljima vrste dokumenta definirat će se samo ono što je potrebno da se pokrije određeni poslovni proces korisnika, te ovisno o tome definirat će se popratni dokumenti/dokumenti u predmetu/evidencije u predmetu/popratne evidencije.
Nova vrsta dokumenta u sustav može se dodati ručno ili obradom za unos nove vrste dokumenta.
U nastavku će biti objašnjen ručan način unosa nove vrste dokumenta koji bi se trebao koristiti samo iznimno. Za definiranje nove vrste dokumenta u sustavu preporučamo korištenje obrade za unos nove vrste dokumenta.
Za definiranje nove vrste dokumenta u sustavu potrebno je napraviti sljedeće korake:
1. KORAK: Definiranje nove vrste dokumenta
Na glavnom izborniku se odabere Podešavanje / Alati / Vrste dokumenata.
U hijerarhijskom pregledu se odabere dokument na temelju kojeg će se napraviti novi dokument.
Ako se dokument definira na temelju nekog postojećeg dokumenta, tada se samo mijenja već postojeći dokument i prilagođava se potrebama novog dokumenta, a ako je dokumentu definirana nova vrsta i ne radi se na predlošku nekog postojećeg dokumenta, znači da ga korisnik mora sam u potpunosti definirati.
Npr. na primjeru računa-dostavnice napravit će se nova vrsta dokumenta.
Odabere se Alati / Vrste dokumenata/ Dokumenti / Poslovni dokumenti / Prodaja /Fakturiranje / Račun-dostavnica.
Filtira se dokument, odabere se ikona "kopiraj" i nakon toga se definira novi dokument.
Posebnu pozornost treba obratiti na šifru dokumenta koja treba biti jednaka šifri preduvjeta u TVS akcijama jer se inače dokument neće pojavljivati u hijerarhijskom pregledu.
Potrebno je odabrati šifru vrste dokumenta koja već nije dodijeljena nekoj vrsti dokumenta.
Polja koja treba podesiti prilikom definiranja novog dokumenta objašnjena su pojedinačno u zasebnoj dokumentaciji pod nazivom
Podešenja dokumenata.
2. KORAK: Definiranje teksta
Najprije se mora definirati tekst kojeg će dokument nositi ako u postojećim tekstovima ne postoji prikladan tekst za novi dokument.
Dodavanje tekstova objašnjeno je u uputi za dodavanje tekstova.
3. KORAK: Definiranje dokumenta u strukturi TVS akcija
Na izborniku se odabere Podešavanje / Alati / TVS Akcije / Dokumenti, a nakon toga povezane podatke TVS akcija Strukture:
Najprije se mora dokument definirati u strukturi, ako se dodaje kao novi dokument u već postojeću dokumentacijsku mapu, a može se dodati na 2 načina:
- otvaranjem novog dokumenta u strukturi pomoću ikone "dodaj"
- kopiranjem dokumenta na temelju nekog postojećeg sličnog dokumenta pomoću ikone "kopiraj" i njegovim podešenjem kao novog dokumenta.
Ako se dokument dodaje pomoću ikone "dodaj" tada ćemo čitav okvir za unos dokumenta morati popuniti sami.
Brži način je izrada novog dokumenta pomoću ikone "kopiraj" jer se tada samo mijenjaju podaci koji ne odgovaraju novom dokumentu kojeg se dodaje u sustav.
Npr. želi se dodati novi dokument koji će pripadati dokumentacijskoj mapi fakturiranje unutar Prodajnih dokumenata.
Odabere se neki od dokumenata koji pripadaju Prodajnim dokumentima i mapi Fakturiranje (npr. odabere se Račun-dostavnica), odabere se ikona "kopiraj" nakon čega će se pojaviti okvir za definiranje novog dokumenta na temelju već postojećeg:
Šifra– ova šifra nija automatski generirana, već ju upisuje korisnik
Šifre koje se mogu ovdje upisati ovise o dijelovima sustava na koje se odnose.
Koji dio sustava šifra označava vidi se po njezinom početku;
15... – šifre koje se odnose na izvještaje dokumenata
16... – šifre koje se odnose na izvještaje evidencija
20... – šifre koje se odnose na dokumente
23... – šifre koje se odnose na evidencije
25... – šifre koje se odnose na obrade
...
Obzirom se dodaje novi dokument upisat će se šifra koja će početi s 20.
Prilikom upisa šifre mora se paziti na njezinu jedinstvenost jer svaki dokument ima svoju jedinstvenu šifru.U slučaju narušavanja jedinstvenosti šifre, sustav će javiti poruku kako je šifra već iskorištena.
Šifra nad – ovdje se definira u koju skupinu dokumenata novi dokument pripada. Ovdje se također mora pripaziti što se odabire, jer je moguće da za istu skupinu postoje i dokumenti i izvještaji i obrade:
Budući se dodaje novi dokument, odabrat će se Račun dostavnica uz kojeg je šifra koja počinje s 20 i nakon koje piše kako se radi o dokumentima.
Naziv – ovdje se upisuje naziv dokumenta, koji će se pojavljivati samo ovdje u strukturi, ne u sučelju ( u sučelju se pojavljuje tekst).
Hijerarhija– označava hijerarhiju dokumenta unutar dokumentacijske mape
Hijerarhja 0 označava dokumente
Hijerarhija 1 označava dokumentacijsku mapu
Hijerarhija 2 označava podmapu unutar dokumentacijske mape
Hijerarhija 3 označava dokument unutar dokumentacijske mape.
Kod unosa novog dokumenta, kao hijerarhija se upisuje 3.
Primjer hijerahije dokumenata:
View – odnosi se na objekt u SQL server bazi iz kojeg se povlače podaci u tablični prikaz u UBS21 sustavu
Preduvjet – preduvjet koji se ovdje upiše odrazit će se na broj tj. šifru dokumenta u vrstama dokumenata. Npr. DokVrsta = 74 - ispisuje se dokument vrste 74 (Izdatnica proizvodnja)
Preduvjet uvijek započinje s DokVrsta nakon čega se definira šifra nove vrste dokumenata.
Ako se u preduvjet upiše šifra koja je već dodijeljena nekom dokumentu, sustav će pod novi dokument staviti onaj dokument čija šifru je iskorištena, a taj dokument će se promijeniti prema novim postavkama.
Ako se u preduvjet stavi broj tj. šifru dokumenta koja nije iskorištena kod niti jednog postojećeg dokumenta, tada sustav pod novi dokument neće staviti niti jedan dokument, već ćemo dokument u potpunosti definirati iz početka, dakle dokument nećemo mijenjati prema predlošku, već ćemo ga kreirati iz početka.
Šifru koja se upiše u preduvjet pojavljuje se kao šifra dokumenta unutar vrste dokumenata (Alati/Vrste dokumenata).
Tekst – iz padajućeg izbornika odabire se tekst koji je ranije definiran pod Tekstovima. Ono što se ovdje odabere prikazivat će se kao naziv dokumenta u sučelju.
Tekst jednina – tekst jednina jednak je onom što se odabere u prethodnom polju, dakle odabire se ponovno naziv dokumenta koji će se pojavljivati u sučelju.
Enum – tekstualni opis teksta koji će se koristiti u sustavu. Enum mora biti jedinstven također kao i šifra. Proizvoljno ga definira osoba koja definira postavke novog dokumenta.
Koristi se – označiti (staviti oznaku da) za korištenje dokumenta u sustavu
Timeout -odgoda izvršenja akcije u sekundama. Default je 300 sekundi.
Timeout 2 - odgoda izvršenja akcije u sekundama. Mora biti različit od timeouta iz prethodnog polja.
Red.br - redni broj dokumenta u hijerarhijskom pregledu
Presort - način sortiranja zadanog polja. Npr. broj DESC znači kako će se dokumenti po broju sortirati po opadajućem nizu
Pretop - broj zapisa na dvoklik miša. Npr. 144 znači da se na dvoklik u tabličnom pregledu prikažu 144 dokumenta određene vrste.
Top u postotku - ako se označi da podatak iz polja pretop se prikazuje u postotku
Log - da - zapisuje log datoteku
Preduvjet prečaca - postavke filtera na dvoklik miša (polje preduvjet + polje preduvjet prečaca). Npr: (LoginName = suser_sname()) znači da se na dvoklik prikazuju dokumenti logiranog korisnika
TVS Vrsta - grupa TVS vrste u koju se stavlja dokument (npr. Izvještaji, Kontni plan, Poslovni dokumenti, Preglednici...)
Spremi se TVS struktura odabirom ikone "spremi".
4. KORAK: Definiranje automatski generirane šifre za dokument
Nakon što je definiran dokument u vrstama dokumenata mora mu se još podesiti automatsko generiranje šifara kod njegove izrade, tako da se ne mora prilikom svakog kreiranja tj. izrade dokumenta ručno dodavati broj dokumenta.
Dakle automatski generirane šifre omogućavaju da se kod svake sljedeće izrade iste vrste dokumenta njegova šifra poveća za jedan broj.
Sustav će kod izrade svakog novog dokumenta predložiti broj novog dokumenta na način da uzima najveći broj postojećeg dokumenta + 1, dakle dodaje prvi veći sljedeći broj.
Ukoliko je nekom od kreiranih dokumenata ručno korigiran broj, sustav će najprije popuniti sve brojeve koji su preskočeni (ako je tako definirano u postavkama), a ako takvih nema, tada dokumentu predlaže broj na prethodno opisan način (najveći broj + 1). Ukoliko je kod definiranja automatski generiranih šifara definirano da sustav ne popunjava prazne brojeve, tada on neće kontrolirati preskočene brojeve.
Ako dokument nema podešeno automatsko generiranje šifara, tada će se kod svake nove izrade dokumenta morati ručno popuniti polje šifra u dokumentu, u protivnom se neće moći spremiti izrađeni dokument.
5. KORAK: Definiranje izvještaja za dokument u strukturi TVS akcija
Nakon što su definirane automatski generirane šifre dokumentu, da bi ga se moglo ispisati iz sustava mora mu se definirati izvještaj.
Na isti način na koji je u strukturi TVS akcija definiran novi dokument, tako se i u TVS strukturi mora definirati izvještaj za takav dokument. Ako se ovdje ne definira, neće se moći ispisati dokument iz sustava (moći će ga se kreirati, ali se neće moći ispisati na ekranu i na papiru).
Na glavnom izborniku se odabere Podešavanje / Alati / TVS akcije, a zatim Struktura unutar povezanih podataka TVS akcija.
Ponovno se odabere dokument koji će poslužiti kao predložak i za njega će se definirati izvještaj.
Odabere se ponovno račun-dostavnica s šifrom koja počinje s 15 i koja označava izvještaj za račun-dostavnicu, odabere se ikona "kopiraj" i definira se izvještaj za novu vrstu dokumenta:
Polja su identična kao i u koraku 3 definiranje dokumenta u TVS akcijama s time što se ovdje mora referencirati na izvještaje.
U polje Šifra se mora upisati šifra koja počinje s 15 koja označava izvještaje. Šifra mora biti jedinstvena. 800x600 Normal 0 21 false false false HR X-NONE X-NONE MicrosoftInternetExplorer4 /* Style Definitions */ table.MsoNormalTable {mso-style-name:"Table Normal"; mso-tstyle-rowband-size:0; mso-tstyle-colband-size:0; mso-style-noshow:yes; mso-style-priority:99; mso-style-parent:""; mso-padding-alt:0cm 5.4pt 0cm 5.4pt; mso-para-margin:0cm; mso-para-margin-bottom:.0001pt; mso-pagination:widow-orphan; font-size:10.0pt; font-family:"Times New Roman","serif";}
Set šifara koji se odnosi na izvještaje dokumenata ima šifru od 15 000 pa nadalje. Dakle, za novo kreirani dokument odabire se šifra izvještaja koja mora počinjati sa 15, upisuje se proizvoljna šifra (jedini kriterij je da je šifra veća od 15 000 i da već nije iskorištena kod nekog drugog izvještaja) set šifara koji se odnosi na izvještaje dokumenata ima šifru od 15 000 pa nadalje. Dakle, za novo kreirani dokument odabiremo šifru izvještaja koja mora počinjati s 15, upisuje se proizvoljna šifra (jedini kriterij je da je šifra veća od 15 000 i da već nije iskorištena kod nekog drugog izvještaja)
U Naziv se upisuje naziv nove vrste dokumenta, a u Preduvjet šifra nove vrste dokumenta. Tekstovi se moraju odnositi na novi tekst koji je unesen za taj dokument. u TVS Vrsti se odaberu Izvještaji (10).
6. KORAK: Definiranje izvještaja za dokument u izvještajima TVS akcija
Nakon što je u strukturi definiran izvještaj mora ga se definirati i u izvještajima TVS akcija.
Ponovno će se koristiti predložak za ispis dokumenta računa-dostavnice na temelju kojeg će se napraviti ispis nove vrste dokumenta.
Na izborniku se odabere Podešavanje / Alati / TVS Akcije / Izvještaji / Dokumentacija / Poslovni dokumenti / Prodaja / Fakturiranje / Račun-dostavnica.
Nakon što se filterom prikaže zapis za ispis računa-dostavnice, odabere se ikona "kopiraj" kako bi se definirao ispis nove vrste dokumenta.
Za ispis se mora definirati zaglavlje i detalji u kojima se definiraju Parametri pomoću kojih se pokreću izvještaji, Izvještaji u kojima se definira putanja do izvještaja, Zabrane putem kojih se definira tko ima pravo pristupa izvještajima i Poruke koje se odnose na poruke koje se u određenom momentu mogu ispisivati, međutim ne popunjavaju se kod dokumenata.
Prozor definiranja izvještaja izgleda na sljedeći način:
Šifra– zapravo označava izvještaj za dokument definira u strukturi (povezani podaci TVS akcija)
Šifre koje se odnose na izvještaje kreću se od 15 100 - 155 501. Tako je šifra kombinacija naziva dokumenta kojeg ispisujemo i njegove šifre koja mu je dodijeljena kroz TVS strukturu.
Tvrtka – definirati za koju tvrtku se radi izvještaj ako je više poduzeća u bazi
Računalo - definirati s kojeg računala se može povlačiti ovaj izvještaj
Naziv – upisati naziv stored procedure koja pokreće izvještaj
Redosljed - odnosi se na redosljed ispisa izvješća. Defaultna vrijednost je 0.
Tekst – odabrati tekst koji će se ispisivati na izvještaju (preduvjet odabira teksta je da je on unesen u tekstove).
Opis - ID tekst iz baze
Timeout 2 od, Timeout 2 do - Vrijeme definirano za pokretanje Procedure – ako je definirano, onda se može izvršiti samo u zadanom periodu
Vrsta – iz padajućeg izbornika odabiremo vrstu akcije. Budući da kreiramo izvještaj ovdje ćemo odabrati report (1)
Akcijski objekt -ne koristi se u dokumentima
Instanca objekta -ne koristi se
Vezano uz firmu – označiti je li izvještaj vezan uz firmu ili ne
Vezano uz računalo – označiti je li povlačenje izvještaja vezano uz određeno računalo
Vezano uz korisnika – označiti je li kreiranje i povlačenje izvještaja vezano uz određenog korisnika
Koristi se – označavamo da se izvještaj koristi ako za dokument želimo imati izvještaj
Koristi preduvjet – označavamo da li se prilikom povlačenja izvještaja koriste preduvjeti (npr. da se kod ispisa određene vrste dokumenta, pojavljuju samo ti dokumenti, a ne svi dokumenti neovisno o vrsti). Zbog količine podataka koji se mogu pojavljivati kod povlačenja izvještaja, korisno je kod izvještaja označiti da koriste preduvjet kako bi se podaci filtrirali i selektivno prikazivali.
Zabrane - ne koristi se u dokumentima
Verzija od -8
Verzija do -255
CUS - označava "customizirani parametar". Ako se stavi oznaka "da" to znači da se radi o specifičnom dokumentau za korisnika. Koristi se kod dizanja verzije, podaci ovako označeni ne mijenjaju se dizanjem verzije tj. podešenja dokumenta s ovom oznakom neće se promijeniti dizanjem verzije. Dizanje veće neće staviti standardna podešenja, već će ostaviti specifična korisnikova podešenja.
Normal 0 21 false false false HR X-NONE X-NONE /* Style Definitions */ table.MsoNormalTable {mso-style-name:"Table Normal"; mso-tstyle-rowband-size:0; mso-tstyle-colband-size:0; mso-style-noshow:yes; mso-style-priority:99; mso-style-parent:""; mso-padding-alt:0cm 5.4pt 0cm 5.4pt; mso-para-margin-top:0cm; mso-para-margin-right:0cm; mso-para-margin-bottom:10.0pt; mso-para-margin-left:0cm; line-height:115%; mso-pagination:widow-orphan; font-size:11.0pt; font-family:"Calibri","sans-serif"; mso-ascii-font-family:Calibri; mso-ascii-theme-font:minor-latin; mso-hansi-font-family:Calibri; mso-hansi-theme-font:minor-latin; mso-bidi-font-family:"Times New Roman"; mso-bidi-theme-font:minor-bidi; mso-fareast-language:EN-US;}
Nakon definiranja zaglavlja, definiraju se detalju u kojima se definiraju parametri, izvještaji, zabrane i poruke.
Definiranje parametara
Za svaki izvještaj mogu se definirati parametri koji mogu biti postavljeni kao default-ni prilikom povlačenja izvještaja.
Parametri se definiraju tako da se odabere ikona "dodaj detalj" nakon čega se unose podaci o parametrima:
Redosljed - hijerarhija parametara
Vrsta - vrsta polja. Npr. nvarchar
Naziv - naziv polja
Uvjet - uvijet za ispis dokumenta
Vrijednost - predpodešena vrijednost za parametar
Vrijednost 2- koristi se za vrijednost od- do ( between )
Text - ID teksta iz baze
Bound coummn - gleda na kolonu u podlozi
List field - ispisuje polje iz podloge
List parameters - NULL, NULL, N'?'
Value parameters - ?, NULL, NULL
Record source - ime podloge ( ako se radi o padajućem izborniku )
Opis: ID teksta iz baze
Agregacija: SUM ( radi samo za brojcana polja)
Parametar: SQL query, pomoću kojeg možemo definirati ispis u samo određenim uvijetim akao alternativni ispis dokumenta
Definiranje izvještaja
Redoslijed – određuje redosljed ispisivanja izvješća. Default je 0.
Putanja do izvještaja - određuje path (folder+naziv datoteke+ekstenzija) do izvještaja koji se ispisuje
Naziv pisača - određuje naziv printera (pisača). Ukoliko se polje ostavi nepopunjeno program podrazumijeva da se radi o default printeru. Printer port i printer driver određuje program prema važećim vrijednostima za svako računalo.
Broj kopija – određuje broj kopija za ispis izvještaja
Odredište- određuje kamo će se izvještaj ispisivati: na ekran (print preview), na pisač (printer) ili u datoteku (file). Ako odaberemo print preview, izvještaj će se najprije prikazati na ekranu kao pretpregled, a nakon toga će se ispisivati na pisaču.
Putanja izvozne datoteke – ako smo u prethodnom polkju odabrali da se izvještaj ispisuje u datoteku ovdje određujemo path (folder+naziv datoteke+ekstenzija) te datoteke
Vrsta izvozne datoteke – ako smo odabrali da se izvještaj ispisuje u datoteku i definirali njenu putanju, ovdje određujemo tip datoteke (npr. .xsl, .doc, .csv i sl.)
Separator - znak koji se koristi u situacijama formiranja datoteke u csv formatu. Ova kolona sadrži separator kojim se odvajaju podaci različitih kolona.
String delimiter - znak koji se koristi u situacijama formiranja datoteke u csv formatu. Ova kolona sadrži string delimiter kojim se označavaju string podaci kako bi se znak odabran za 'Separator' mogao pojaviti unutar stringa.
Vrsta drivera – označava driver koji se koristi za pokretanje izvještaja. Kao vrstu drivera moguće je upisati driver 0,1 i 3 koji označavaju sljedeće:
driver 0 - Crystal 8.5 sa sql server driverom
driver 1 - Crystal 8.5 sa ODBC driverom
driver 3 - Crystal XI sa OLEDB driverom za SQL server
Uvjeti ispisa - ne koristi se
Lokalno - koristi driver s računala
Definiranje zabrana
Pomoću zabrana se definira tko nema pristup ovom izvještaju tj. tko ga ne može pokrenuti
Iz izbornika se odabere korisnik koji ne može pokrenuti izvještaj i spremi se ikonom "spremi".
Definiranje poruka
Poruke – označavaju tekst poruka koji se u pojedinim dijelovima sustava može pojaviti prilikom pokretanja/pozivanja određenih dijelova sustava. Poruke se ne popunjavaju kod definiranja izvještaja za dokumente.
7. KORAK: Definiranje početne vrste knjiženja (VK) za dokument
Nakon što je definiran izvještaj za ispis dokumenta, da bi se dokument operativno mogao koristiti mora mu se definirati vrsta knjiženja (VK)
Kad su u vrstama dokumenata (Alati / Vrste dokumenata) definirane postavke novog dokumenta, moralo se definirati i polje koje se odnosi na vrstu knjiženja za taj dokument.
Kako nije postojao dokument za kojeg bi se definirala vrsta knjiženja, najprije se morala definirati vrsta dokumenta, da bi na kraju definirala vrsta knjiženja koja će se koristiti za taj dokument. Sustav je inicijalno kao vrstu knjiženja postavio VK dokumenta koji je prilikom izrade poslužio kao predložak.
Za svaki dokument moguće je definirati više vrsta knjiženja koje će se pojavljivati u izborniku prilikom izrade novog dokumenta.
Od više ponuđenih vrsta knjiženja kod svakog dokumenta, operater će izabrati onu vrstu knjiženja koja trenutno odgovara aktivnosti koju se želi pokriti dokumentom.
Nakon što je definirana shema knjiženja za dokument, u Vrstama dokumenata (Podešavanje / Alati / Vrste dokumenata) pronađe se novi dokument i pridružuje mu se definirana shema knjiženja (polje VK).
Za svaki dokument moguće je definirati više shema za knjiženje, međutim samo se jedna postavlja kao zadana (početna) shema knjiženja.
