Popratni dokumenti su mehanizam povezivanja dokumenata u poslovnom sustavu pri kojem novi dokumenti preuzimaju unaprijed definirane iznose ili robno ÷ materijalne stavke ishodišnog dokumenta.Mehanizam popratnih dokumenta omogućuje :
- izradu novih dokumenata koji su rekapitulacija (ili specifikacija) drugih poslovnih dokumenta (npr.blagajnički dnevnik koji je specifikacija blagajničkih uplatnica i isplatnica)
- evidentiranje kronologije događanja u poslovnom procesu (npr.povezivanje ulaznog računa za dobra sa ulaznom kalkulacijom ÷ primkom kojom su dobra zaprimljena)
U Vrstama dokumenata (glavni izbornik-Alati-Podešavanje) definira se koji dokumenti mogu biti popratni jedni drugima i pod koijm uvjetima (sistemsko podešenje) sukladno odvijanju poslovnog procesa.
Kroz prozor (tab) Info-Popratni dokumenti svakog dokumenta dobiva se uvid u njegove popratne dokumente.
Broj popratnog dokumenta ujedno je i link koji omogućuje prebacivanje na taj dokument bez ponovnog filtriranja i otvaranja tabličnog pregleda
(grida) poslovnih dokumenata.
Ručno dodavanje popratnih dokumenata
Za ručno dodavanje popratnih dokumenata
- u tabličnom pregledu (grid) dokumenata odabrati dokument kojem dodajemo popratne dokumente
- na glavnom izborniku klikne se na ikonu "Promjeni" za otvaranje odabranog dokumenta
- u otvorenom dokumentu na glavnom izborniku klikne se na ikonu "Popratni dokumenti"
- u prozoru Popratni dokumenti klikne se na ikonu "Dodaj"
Od datuma - upisati datum od kojeg dokumenti ulaze kao popratni dokumenti-automatski se upisuje početak tekuće godine
Do datuma - upisati datum do kojeg dokumenti ulaze kao popratni dokumenti-automatski se upisuje tekući datum
Vrsta - odabrati vrstu dokumenta koju dodajemo kao popratni dokument
Isključiv. - odabrati
Da - mogu se odabrati samo dokumenti prethodno odabrane vrste dokumenta koji nisu popratni nekom dokumentu
Ne - mogu se odabrati svi dokumenti prethodno odabrane vrste dokumenta
Dodatni kriterij izbora - odabrati Broj dokumenta (0) odnosno dodatni kriterij traženja dokumenta koji dodajemo kao popratni
Asortiman - ne koristi se ili se odabire šifra asortimama kao dodatni kriterij traženja dokumenta
Dokument - odabrati broj dokumenta koji dodajemo kao popratni
- ukoliko se prenose robno - materijalne stavke u tabu Stavke u koloni Prijenos upisati količinu koja se prenosi
- ukoliko se prenose sve robno - materijalne stavke na izborniku prozora kliknuti na ikonu "Storno"-automatski se u kolonu Prijenos upisuje ukupna količina
- klik na ikonu "Spremi"
Dodavanje popratnih dokumenata obradom
Za automatsko dodavanje (obradom) popratnih dokumenata
- u tabličnom pregledu (grid) dokumenata odabrati dokument kojem dodajemo popratne dokumente
- na glavnom izborniku klikne se na ikonu "Promjeni" za otvaranje odabranog dokumenta
- u otvorenom dokumentu na glavnom izborniku klikne se na ikonu "Popratni dokumenti"
- u prozoru Popratni dokumenti klikne se na ikonu "Obrada podataka"
Od datuma - upisati datum od kojeg dokumenti ulaze kao popratni dokumenti-automatski se upisuje početak tekuće godine
Do datuma - upisati datum do kojeg dokumenti ulaze kao popratni dokumenti-automatski se upisuje tekući datum
Od - ostaviti predloženo
Do - ostaviti predloženo
- Pokretanje obrade-ikona "Pokreni"
- Rezultat obrade-dodani svi dokumenti za koje je u vrsti dokumenta defirano da su popratni dokumenti
- klik na ikonu "Spremi"
Brisanje popratnih dokumenata
- u prozoru Popratni dokumenti klikne se na ikonu "Filtriraj" za odabir (selektiranje) popratnih dokumenata
- u tabličnom pregledu (grid) označi se dokument koji se želi obrisati odnosno isključiti iz popratnih dokumenata
- na izborniku klikne se na ikonu "Briši"
- klik na ikonu "Spremi"
