U zaglavlju dokumenata nalaze se temeljni atributi koji određuju smisao i namjenu dokumenta, a u detaljima su definirani odnosi s drugim vrstama dokumenata i evidencija kroz kontrolne i automatizirane mehanizme sustava (popratne dokumente/evidencije, dokumente i evidencije u predmetu, vrste verifikacije, kategorije izvještaja).
Osnovni atributi vrste dokumenata po dijelovima dokumenata
Osnovna kartica vrste dokumenata:
Značenje pojedinih podataka na osnovnoj kartici vrste dokumenata su sljedeća:
Šifra - šifra vrste dokumenta, mora biti jedinstvena u sustavu, koristi se kao obilježje za povezivanje prometnih podataka dokumenata sa atributima i podešenjima te vrste dokumenata.
Naziv - naziv vrste dokumenta, pojavljuje se u izbornicima i ispisima svih dokumenata.
Drugi naziv - alternativan naziv vrste dokumenta, primjenjuje se samo kod specijalnih ispisa.
Prefiks - prefiks (dvoslovčana oznaka) vrste dokumenta koji se zajedno s godinom i rednim brojem dokumenta koristi kao broj dokumenta i ispisuje se prije godine i rednog broja dokumenta; npr. IF-2011-000001
Vrsta - šira vrsta dokumenata prema smislu upotrebe, 0 - neformalno; 1=ulazni; 2=izlazni; 3=interni; 4=devizni; 5=sredstva ; 6=specifikacije; 7=specijalne specifikacije, 8-obracuni; 9=temeljnice
Detalji vrste dokumenata - definiraju izuzetke (uobičajeno bez vrijednosti) kad se u detaljima dokumenta ne pojavljuju robne stavke nego detalji iz navedene tablice (nije automatizam i može se primjenjivati isključivo putem dodatnog programiranja).
Vrsta skladišta - U vrstama skladišnih dokumenata definira da li dokumenti zadužuju (vrijednost 1) ili razdužuju skladište (vrijednost -1).
Porezno priznata cijena - primjenjuje se samo u robnim dokumentima, određuje koju cijenu će sustav automatski ponuditi kao prijedlog. Prijedlog cijena može doći iz cjenika ili iz zaliha ako se radi o dokumentima koji provode razduživanje zaliha. 1 = Nabavna cijena, 2 = Planska cijena, 3 = Prodajna cijena iz cjenika, 4 = Prodajna cijena bez poreza iz zalihe, 5 = Prodajna cijena s porezom iz zalihe.
Auto predmet - ne koristi se jer je mehanizam auto predmeta (automatsko generiranje drugog dokumenta u isti dokumentacijski predmet) prebačen na podešenja u shemama knjiženja ili podešenja akcijskog statusa - akcije.
Auto popratni - ne koristi se jer je mehanizam auto popratni (automatsko generiranje drugog dokumenta kao popratnog dokumentu koji se izrađuje prebačen na podešenja u shemama knjiženja ili podešenja akcijskog statusa - akcije. Ako se ovdje odabere vrsta analitike s nazivom BEZ ANALITIKE, onda se na dokumentu prilikom izrade uopće ne pojavljuje izbornik za odabir analitike na toj poziciji.
Vrsta analitike 1 - određuje koja vrsta analitike (analitika određuje pripadnost dokumenta) se može pojaviti na toj vrsti dokumenta na mjestu Analitika1 (dokumenti mogu imati pripadnost do tri analitike, najčešće se na ovoj politici pojavljuje vrsta analitike partner - kupac, dobavljač, radnik). Ako se ovdje odabere vrsta analitike s nazivom BEZ ANALITIKE, onda se na dokumentu prilikom izrade uopće ne pojavljuje izbornik za odabir te analitike.
Vrsta analitike 2 - određuje koja vrsta analitike (analitika određuje pripadnost dokumenta) se može pojaviti na toj vrsti dokumenta na mjestu Analitika2, (analitika 2 u dokumentu je najčešće org. cjelina, skladište i sl.). Ako se ovdje odabere vrsta analitike s nazivom BEZ ANALITIKE, onda se na dokumentu prilikom izrade uopće ne pojavljuje izbornik za odabir te analitike.
Vrsta analitike 3 - određuje koja vrsta analitike (analitika određuje pripadnost dokumenta) se može pojaviti na toj vrsti dokumenta na mjestu Analitika3 (analitika 3 u dokumentu je najčešće komercijalist, skladište i sl.). Ako se ovdje odabere vrsta analitike s nazivom BEZ ANALITIKE, onda se na dokumentu prilikom izrade uopće ne pojavljuje izbornik za odabir te analitike. Za aktiviranje Analitike3 potrebno je još markirati bit polje pod nazivom Analitika3 na slijedećem tabu forme.
Vrsta analitike Evid - opcija koja dozvoljava korištenje analitike na robnim stavkama. Najčešće se koristi kad se želi omogućiti razduženje sa različitih skladišta unutar istog dokumenta ili kad se želi u nalogu za nabavu definirati različite dobavljače uz svaku stavku naloga.
Skup.dog. 1 - skupni događaj 1 u dokumentu ovisno o vrsti dokumenta i smislu poslovne aktivnosti
Skup.dog. 2 - skupni događaj 2 u dokumentu ovisno o vrsti dokumenta i smislu poslovne aktivnosti
Auto skup. dog. 1 - skupni događaj 1 koji će nastati zajedno s kreiranjem dokumenta i automatizmom će se povezati na kreirani ovi dokument. Automatski kreirani skupni događaji kasnije se mogu koristiti kao skupni događaji u drugim dijelovima sustava
Auto skup. dog. 2 - automatski skupni događaj 2, analogno auto skup. događaju 1
Naslov analitike 1 - naslov koji će se u dokumentu spisivati uz polje analitike 1, ukoliko se želi ispisati drukčiji naslov od inicijalnog naziva vrste analitike
Naslov analitike 2 - analogno naslovu analitike1, za analitiku 2
Naslov analitike 3 - analogno naslovu analitike1, za analitiku 3
VK - vrsta knjiženja koja se inicijalno nudi kod izrade novog dokumenta tj. shema knjiženja koja će biti početna (default) shema knjiženja prilikom izrade svakog novog dokumenta
VK auto predmet - vrsta knjiženja koju dobiva dokument koji se automatski dodaje u predmet. Podešenje je zastarjelo, preporuča se koristiti podešenja VK auto predmeta u shemama knjiženja ili sustav automatskog kreiranja dokumenata promjenom statusa.
Pod analitika 1 - podskup analitika unutar vrste analitke 1 navedenoj u dokumentu (primjerice, zaposlenici kao poskup svih partnera).
Pod analitika 2 - analogno pod analitici 1, za ananlitiku 2
Pod analitika 3 - analogno pod analitici 1, za ananlitiku 3
Pod analitike evid - analogno pod analitici 1, za ananlitiku u robnoj stavci
VK obrada - temeljni (defaultni) VK za obrade. Trenutno se koristi za formiranje automatske temeljnice
RPCP način - 1=prijedlog RPCP (rabat/popust/cassa sconto/provizija) tijekom inserta robne stavke, 2=kod spremanja dokumenta, 3=naknadnom obradom dokumenata
Enum - tekstualni identifikator vrste dokumenta (u pravilu svi enumi počinju s nl nakon čega se upisuje skraćeni naziv vrste dokumenta). Enume proizvoljno definira osoba koja definira postavke dokumenta.
Maloprodaja -dokument se koristi u maloprodajnom procesu. Uglavnom se korsiti samo za maloprodajne dokumente koji ulaze u sada konti kupaca
Ispis nalj. - TVS šifra izvještaja kojim se ispisuje naljepnica dokumenta (uobičajeno barkod i osnovni podaci)
Tip zaliha - način rada skladišnog dokumenta sa skladištem: 0 - uobičajeno; 1 - komisija; 2 - konsignacija
Storno - 0-nema storna, 1-storno sam sa sobom, >1-storno s navedenom vrstom dokumenta
Zaključak - pozicija koja se koristi u dokumetnima zatvaranja (primjerice izvodi i odobrenja). Vrijednost koja je veća od nule dokument definira kao dokument kojim se zatvara
TVS šifra - jedinstvena tree view structure (TVS) šifra za vrstu dokumenta; kad se radi o dokumentima početak broja je 15. Nakon broja 15 se upisuje jedinstveni troznamenkasti broj koji mora biti jedinstven na razini dokumenta.
Barkod TVS šifra - TVS šifra izvještaja kojim se ispisuje naljepnica stavke dokumenta.
Redni br. u menu-iju - redni broj vrste dokumenta unutar mape (noda) u kojem se nalazi
Značenje pojedinih podataka na kartici Ostalo vrste dokumenata su sljedeća:
Ima list - dokument ima list
Evid - dokument ima robne stavke
Skladište - dokument je robni i ima skladište
Sklad.on.line - on line razduženje zalihe
Financijski - dokument je financijski
Zaduž/razduž - dokument zaduženja ili razduženja skladišta
Manualno razduženje - u dokumentu se ručno može odabrati zaliha
Setovi - dokument može primiti set u evid
Normativ - ako primi set, dokument razmotava normativ u skladište
Količina 1 - dokument radi s evid količina 1
Iznos - dokument ima pozitivan iznos (nije označeno), dokument ima negativan iznos (označeno)
Dokumenti u predmetu - vrsti dokumenta se mogu druge vrste dokumenata dodati u predmet
Događaji u predmetu - vrsti dokumenta se mogu druge vrste evidencija dodati u predmet. Ova se opcija većinom kod dokumenata ne uključuje jer dokumenti i evidencije ne idu u predmet.
Popratni dokumenti - vrsti dokumenta se mogu drugi dokumenti dodati kao popratni dokumenti
Popratne evidencije - vrsti dokumenta se mogu dodati popratne evidencije
Povezane stavke -
Osiguranje - dokument koristi karticu (tab) osiguranje
SKK - dokument ulazi u salda konti kupaca
SKD - dokument ulazi u salda konti dobavljača
SKC - dokument ulazi u salda konti organizacijskih cjelina
TK - dokument ulazi u trgovačku knjigu (koristi se kod maloprodaje)
Plaćanje - dokument se plaća ili naplaćuje
Knjiženje - dokument se knjiži
Neformalni partneri - dozvoljava se unos neformalnog partnera u vrstu dokumenta
Adresa partnera - dokument može raditi s adresama partnera
Račun za partnera - dokument ima izbornik račun za partnera
Analitika 3 - u dokumentu se koristi analitika 3
Poziv na broj - ima dodatne podatke u pozivu na broj
Automatsko zaključivanje - automatsko zaključivanje dokumenta nakon spremanja
Automatski novi - nakon spremanja automatski se otvara novi dokument iste vrste
Automatski ispis - automatski ispis nakon spremanja dokumenta
Dodavanje partnera - dokument može pozvati pop up formu za unos partnera
Alg.kont.stav. - algoritamska kontrola stavaka
Automatsko kopiranje - automatsko dodavanje novog dokumenta kroz kopiranje zadnjeg dokumenta iste vrste
Dodatni uvjet - automatski prijenos iz AsoKatalog.BarCode u EvidPad.BarCodeAso
Paketiranje - koristi preračun opreko paketa
Palete - koristi preračun preko paleta
Evid tip -
ZT - dokument ima zavisne troškove
Dokum. je ZT - dokument može biti zavisni trošak
Tečaj - koristi se preračun preko tečaja
Bodovi - dokument ima bodove
Print preview - omogućen je print preview iz forme dokumenata
Cjenik.Primjena -
Serijski brojevi - dokument koristi serijske brojeve
Zaliha - dokument formira zalihu
Zaliha dod. -
Položaj zalihe -
Privremeno zatvaranje -
Kampanja - u dokumentu se mora definirati kampanja ako je u matičnim podacima tvrtke podešeno korištenje kampanja
Vrijeme - koriste se polja za vrijeme (Vrijeme od i Vrijeme do)
VK tvrdo - početni (defaultni) VK se ne može mijenjati
RPCP - primjenjuje se obračun rabatne politike (Rabat/Popust/Cassa sconto/Provizija)
RPCP metoda - 1 = prijedlog RPCP tijekom unosa robne stavke, 2 = kod spremanja dokumenta, 3 = naknadnom obradom dokumenata
Auto EvidPoprat - dokument ima auto generirane popratne evidencije
Privitci - dokument može raditi s privitcima (OLE objekti)
Barcode kontrola -
Status - dokument ima izbornik status u zaglavlju dokumenta
Kontrola limita - kontrola limita partnera
Carina - dokument ima karticu (tab) Carina
Koristi se - ako se vrsta dokumenta želi koristiti u sustavu, mora se staviti oznaka "koristi se"
Odobrenje - potrebno je odobrenje
Samo vlasnik - samo vlasnik može promijeniti dokument
Auto bck -
Iz predloška - dokument se generira iz predloška
Detalji vrste dokumenata
Detalji vrste dokumenata uključuju:
- popratne dokumente,
- dokumente u predmetu,
- događaje u predmetu,
- popratne evidencije,
- statuse dokumenata,
- vrste verifikacije,
- kategorije izvještaja.
Popratni dokumenti
Kroz ovaj dio u sustavu se definira koji sve dokumenti mogu biti popratni dokumenti nekoj vrsti dokumenta.
Vrsta dokumenta - iz izbornika se odabere vrsta dokumenta koja će se moći dodati kao popratni dokument vrsti dokumenta
Analitika 1 - popratni dokument mora imati istu analitiku 1
Analitika 2 - popratni dokument mora imati istu analitiku 2
Analitika 12 - popratni dokument mora imati istu analitiku1 kao što je analitika 2 u dokumentu
Analitika 21 - popratni dokument mora imati istu analitiku 2 kao što je analitika 1 u dokumentu
Analitika 23 - popratni dokument mora imati istu analitiku 2 kao što je analitika 3 u dokumentu
Analitika 32 - popratni dokument mora imati istu analitiku 3 kao što je analitika 2 u dokumentu
Analitika 13 - popratni dokument mora imati istu analitiku 1 kao što je analitika 3 u dokumentu
Analitika 31 - popratni dokument mora imati istu analitiku 3 kao što je analitika 1 u dokumentu
Analitika 3 -u dokumentu se koristi analitika 3
PDV status -
Kampanja -
Valuta -
Jednokratno - popratni dokument može biti vezan samo na jedan dokument iste vrste
Evid jednokratno - jednokratna mogućnost sudjelovanja stavke u EvidPoprat
Vrsta datuma - vrsta datuma prema kojem se dohvaćaju popratni dokumenti
Iznos -
Obrada -popratni dokument ulazi u obradu za povezivanje
Evid poprat - dokument ostvaruje vezu i na Evid popratnog dokumenta
Koef. zbrajanja stavaka -
Koef. zbrajanja stanja sklad -
Koef. zbrajanja naručenog - 0, 1, -1 - koeficijent s kojim se pribraja naručena roba
Koef. zbrajanja rezerviranog - 0, 1, -1 - koeficijent s kojim se pribraja rezervirana roba
Koef. zbrajanja nerazduženog - 0, 1, -1 - koeficijent s kojim se pribraja nerazdužena roba
Koef. zbrajanja neisporučenog - koeficijent kojim se pribraja neisporučena količina
Broj dana -broj dana unazad u kojima se traži neisporucena kolicina
Plaćeno -
Zaduž/Razduž -
Zaključeno -
Na čekanju -
Knjiženo -
Skupni događaj 1 -
Skupni događaj 2 -
VK dokumenta -
VK popratnog dok -
Korisnik - korisnik dokumenta mora biti isti kao i korisnik u popratnim dokumentima
Obrada evid pop -
Dokumenti u predmetu
Za svaki se dokument može definirati koji će dokument s njim biti u predmetu, tj. koji će dijeliti iste robne stavke.
Vrsta dokumenta - odabrati dokument koji će biti u predmetu s dokumentom
Analitika - dokumenti u predmetu moraju imati iste analitike
Osnovni -
Događaji u predmetu
Kroz događaje u predmetu može se definirati koje će evidencije biti u predmetu s vrstom dokumenta. U pravilu se koristi kod evidencija, a ne kod dokumenata jer oni rijetko idu u predmet s evidencijom.
Vrsta događaja - odabrati vrstu evidencije koja će biti u predmetu s dokumentom
Analitika - dokumenti i evidencije moraju imati iste analitike
Osnovni -
Popratne evidencije
Kroz popratne evidencije moguće je definirati koje se evidencije mogu povezati kao popratne evidencije na određenu vrstu dokumenta.
Vrsta događaja - odabrati vrstu evidencije koja će biti popratna evidencija dokumentu
Analitika 1 - dokument i evidencija moraju imati istu analitiku 1
Analitika 2 - dokument i evidencija moraju imati istu analitiku 2
Analitika 12 - popratna evidencija mora imati istu analitiku1 kao što je analitika 2 u dokumentu
Analitika 21 - popratna evidencija mora imati istu analitiku 2 kao što je analitika 1 u dokumentu
Jednokratno - popratna evidencija može biti vezana samo na jedan dokument iste vrste
Obrada - popratna evidencija ulazi u obradu za povezivanje
Statusi dokumenata
Kroz ovu je opciju moguće definirati koje će sve statuse imati vrsta dokumenta i kakve će akcije u sustavu raditi pojedini status.
Šifra -
Tekst -
Akcija -
Koristi se -
TVS šifra -
Vrste verifikacija
Kroz vrste verifikacija može se definirati koje se vrste verifikacija mogu pojavljivati na vrsti dokumenta, te pojavljuju li se one automatski spremanjem dokumenta ili se mogu ručno zadati.
Vrsta verifikacije - iz izbornika se odabere vrsta verifikacije koja će se koristiti na dokumentu
Hijerarhija - upisati hijerarhiju od 1-5 ovisno o tome za koju se hijejrahiju želi podesiti da može verificirati ovu vrstu verifikacije
Auto - označava automatsko postavljanje verifikacije pri spremanju dokumenta
Kontrolna verifikacija -
Kategorije izvještaja
Izvještaj -
Vrsta knjiženja -
Status -
