Za evidenitiranje poslovanja gotovim novcem u sustavu se koriste poslovni dokumenti: blagajnička uplatnica,blagajnička isplatnica i blagajnički dnevnik.
Općenito o blagajničkom poslovanju
Blagajničko poslovanje odnosno poslovanje gotovim novcem najčešće obuhvaća ove poslove :
- podizanje gotovine sa žiro - raćuna i polaganje u kunsku blagajnu za potrebe gotovinskih isplata
- podizanje stranog novca sa deviznog računa i polaganje u deviznu blagajnu za potrebe deviznih gotovinskih isplata
- uplate i isplate u domaćoj i stranoj valuti
- polaganje gotovine na žiro- račun
- polaganje stranog novca na devizni račun
- ispostavljanje blagajničkih isprava u svezi s obavljenim uplatama i isplatama
Ovisno o obujmu blagajničkog poslovanja,ono se može obavljati preko jedne ili više blagajni (glavna blagajna,devizna blagajna,blagajna prodavaonice,blagajna servisa itd).Kroz Blagajne (glavni izbornik-Matični podaci-Organizacijske cjeline-Blagajne ) u poslovnom sustavu definiraju su (ikona "Dodaj" ) blagajne nužne za obavljanje blagajničkog poslovanja.
Cjelina - odabrati organizacijsku cjelinu (npr.računovodstvo,financije i sl) u čijem sastavu se nalazi blagajna
Naziv - upisati naziv blagajne
Bilježenje poslovnih događaja u blagajnićkom poslovanju obavlja se na temelju vjerodostojnih isprava.Isprave (glavni izbornik - Dokumenti- Poslovni dokumenti-Računovodstvo-Blagajna) koje se kreiraju i koriste u blagajničkom poslovanju su:
- blagajnička uplatnica - ispostavlja se za svaku pojedinačnu uplatu gotovog novca u blagajnu
- blagajnička isplatnica - ispostavlja se za svaku pojedinačnu isplatu gotovog novca iz blagajne
- blagajnički dnevnik - zbirna isprava koja sadrži sve ispostavljene blagajničke uplatnice i isplatnice u razdoblju za koje se sastavlja.Razdoblje za koje se sastavlja i zaključuje blagajnički dnevnik može se odnositi na radni dani,tjedan,mjesec ili drugo vremensko razdoblje.
Izrada blagajničke uplatnice i blagajničke isplatnice
Za izradu blagajničke uplatnice ili isplatnice
- na glavnom izbornku odabere se -Dokumenti-Poslovni dokumenti-Računovodsto-Blagajna-Bl.uplatnica … Bl.isplatnica)
- na glavnom izborniku klikne se na ikonu "Dodaj"
Godina - automatski se popunjava tekućom godinom
Broj dokumenta - automatski se popunjava prvim sljedećim brojem u sustavu
Izvornik - proizvoljan unos
VK - odabrati odgovarajuću shemu knjiženja poslovnog događaja u svezi s blagajničkim poslovanjem
Partner - odabrati naziv partnera koji uplaćuju ili kojem se isplaćuje gotovina
Adresa - automatski se popunjava odabirom partnera
Blagajna - odabrati naziv blagajne u koju ili iz koje se isplaćuje gotovina
PDV status - sadržaj polja definiran je shemom knjiženja
Datum - upisati datum uplate-isplate gotovine iz blagajne odnosno datum izrade blagajničke uplatnice ili isplatnice
Datum isporuke - upisati datum uplate-isplate gotovine iz blagajne odnosno datum izrade blagajničke uplatnice ili isplatnice
Dana odgode - upisati 0
Valuta - odabrati oznaku valute gotovinske uplate ili isplate
Tečaj - upisati 1 (jedan) ukoliko je u prethodnom polju odabrana domicilna valuta-ukoliko je odabrana ino valuta upisati odgovarajući tečaj preračunavanja
Plaćeno - ne koristi se
Knjiženo - ne koristi se
Zaključeno - ne koristi se
Na čekanju - ne koristi se
Unos iznosa - gumb za brzi unos pečata za knjiženje
- na glavnom izborniku klikne se na ikonu "Osvježi pečat"
- ili su u zaglavlju dokumenta klikne na gumb "Unesi iznos"
- u pečatu za knjiženje dokumenta unese se svota uplate ili isplate
Pečat za knjiženje blagajničke uplatnice ili isplatnice obvezno mora sadržavati poziciju 1000 - Ukupno (jednu ili više vezanih na različita konta - račune glavne knige). Ukoliko se blagajničkom uplatnicom bilježi gotovinska naplata izdanih računa u pečatu se koristi pozicija 2991 Zatvaranje - gotovina (-prozor Plaćanje u dokumentu). Pečat (VK) blagajničke uplatnice ne može istovremeno sadržavati i poziciju 1000 - Ukupno i poziciju 2991 - Zatvaranje - gotovina. Blagajnička uplatnica ili isplatnica ne knjiže se u glavnu knjigu-knjiži se blagajnički dnevnik.
- svrha uplate i isplate unosi su u prozoru Ostalo blagajničke uplatnice ili isplatnice .
- klik na ikonu "Spremi"
Automatska izrada blagajničke isplatnice
Blagajnička isplatnica može se izraditi i akcijskom obradom Zatvaranje gotovinskih računa.Obradom se istovremeno "zatvaraju" ulazni računi plaćeni gotovinom i kreira blagajnička isplatnica.Obrada se može koristi kod :
- računa plaćenih gotovinom podignute sa žiro - računa
- računa koje je djelatnik podmirio vlastitim sredstvima ( gotovina,kreditna kartica) i traži refundaciju
Ulazni računi plaćeni gotovinom
Izrada blagajničkog dnevnika
Za izradu blagajničkog dnevnika
- na glavnom izborniku odabere se -Dokumenti-Poslovni dokumenti-Računovodstvo-Blagajna-Blagajnički dnevnik
- na glavnom izborniku klikne se na ikonu "Dodaj"
Godina - automatski se upisuje tekuća godina
Broj dokumenta - automatski se popunjava prvim sljedećim brojem u sustavu
Izvornik - proizvoljan unos
VK - odabrati odgovarajuću shemu knjiženja blagajničkog dnevnika
Blagajna - odabrati naziv blagajne za koju se radi blagajnički dnevnik
PDV status - sadržaj polja definiran je shemom knjiženja
Datum - upisati datum izrade blagajničkog dnevnika.Ukoliko se blagajnički dnevnik radi od - do upisati zadnji dan razdoblja.
Datum isporuke - upisati datum izrade blagajničkog dnevnika.Ukoliko se blagajnički dnevnik radi od - do upisati zadnji dan razdoblja.
Dana odgode - upisati 0
Valuta - iz izbornika odabrati oznaku valute blagajničkog dnevnika
Blagajnički dnevnik devizne blagajne radi se po valuti uplata i isplata.
Tečaj - ukoliko je u prethodnom polju odabrana oznaka domicilne valute obvezno upisati 1.Ukoliko je u prethodnom polju odabrana oznaka inozemne valute obvezno upisati -1.
Plaćeno - ne koristi se
Knjiženo - automatski se popunjava
Zaključeno - ne koristi se
Na čekanju - ne koristi se
- na glavnom izborniku klikne se na ikonu "Popratni dokumenti"
- u prozoru Popratni dokumenti klikne se na ikonu "Obrada podataka"
Od datuma - upisati datum od kojeg dokumenti ulaze kao popratni dokumenti-automatski se upisuje početak tekuće godine
Do datuma - upisati datum do kojeg dokumenti ulaze kao popratni dokumenti-automatski se upisuje tekući datum
Od - ostaviti predloženo
Do - ostaviti predloženo
- Pokretanje obrade-ikona "Pokreni"
- Rezultat obrade-uplatnice i isplatnice koje odgovaraju datumskom uvjetu i nisu ušle u neki od prethodnih blagajničkih dnevnika dodane kao popratni dokumenti tekućeg blagajničkog dnevnika
- klik na ikonu "Spremi"
