Verificiranje dokumenata je funkcionalnost koja omogućuje "isključivanje" dokumenta iz daljnjeg dokumentacijskog toka dok se dokument ne provjeri ili dok se ne naprave zahtjevani kontrolni postupci ili dok se ne odobri zahtjevana promjena u dokumentu.Dokumenti nad kojima je zatražena verifikacija, a nisu verificirani (odobreni) imaju sljedeća ograničenja:
- ne mogu se pridružiti drugi dokumenti u njihov dokumentacijski predmet (npr.po narudžbi kupca ne može se napraviti dostavnica ili račun - dostavnica)
- ne mogu postati popratni dokumenti drugim dokumentima (ne mogu ući u specifikacije i obračune),
- ne mogu se knjižiti,
- ne mogu se zaključivati,
- označeni su crvenom bojom u tabličnom pregledu dokumenata.
Postavljanje verifikacije
Verifikacija se postavlja na vrste dokumenata kod kojih to ima smisla u kontekstu odvijanja pojedinog poslovnog procesa, (nabava,prodaja itd.).Pri traženju verifikacije poslovni sustav nudi samo one vrste verifikacija koje su definirane za određenu vrstu dokumenta
Dodavanje verifikacije za vrstu dokumenta (sistemsko podešenje)
- na glavnom izborniku odabere se ►Alati►Podešavanje►Vrsta dokumenta
- u strukturi se odabere odgovarajuća vrsta dokumenta
- na glavnom izborniku klikne se na ikonu "Promjeni"
- u prozoru Vrsta dokumenta odabere se ►kartica Vrsta verifikacije
- na glavnom izborniku klikne se na ikonu "Dodaj detalj"
Vrsta verifikacije - odabrati vrstu verifikacije koja se postavlja na dokument
Hijerahija - upisati šifru potrebne korisničke hijerahije u sustavu za odobrenje verifikacije
Auto - odabrati
Da - verifikacija se automatski postavlja na dokument
Ne - verifikacija se po potrebi ručno dodaje na dokument
Kontrolna verifikacija - odabrati
Da - u verifikaciju uključena nemogućnost mijenjanja količinskih stavaka u dokumentu
Ne - u verifikaciju nije uključena nemogućnost mijenjanja kličinskih stavaka u dokumentu
Ponovo - odabrati
Da - mogućnost ponovnog stavljanje verifikacije na isti dokument
Ne - nemogućnost ponovnog stavljanja verifikacije na isti dokument
- klik na ikonu "Spremi"
Automatsko stavljanje verifikacije na poslovne dokumente
Verifikacije koje u vrsti dokumenta imaju uključen check box Auto►Da automatski se dodaju kod spremanja poslovnog dokumenta.
Ručno dodavanje verifikacije na poslovne dokumente
- u tabličnom pregledu (grid) dokumenata odabere se (označi) dokument kojem postavljamo verifikaciju►dokument mora biti spremljen
- na glavnom izborniku klikne se na ikonu "Zatraži verifikaciju"
Vrsta verifikacije - odabere se vrsta verifikacije koja se želi postaviti na dokument
Opis - proizvoljan unos
- klik na ikonu "Spremi"
Zapis o verifikaciji
- odabere se kartica Verifikacija poslovnog dokumenta
Vrsta verifikacije - šifra i naziv zatražene verifikacije
Dokument - oznaka i broj poslovnog dokumenta kojem je stavljena verifikacija
Zatražio - naziv►login osobe koje je zatražila verifikaciju
Zatraženo - datum i vrijeme traženja verifikacije
Verificirao - naziv►login osobe koja je verificirala - odobrila traženu verifikaciju
Verificirano - datum i vrijeme verifikacije - odobrenja tražene verifikacije
Opis- proizvoljan unos
Na istom dokumentu nije moguće postaviti dva identična zahtjeva za verifikacijom.
Postupak verificiranja
Verificiranje je postupak u kojem verifikator (ovlaštena osoba) odobrava - verificira traženu verifikaciju.Pri tome se u poslovnom sustavu zapisuje verifikator i vrijeme izvršenja verifikacije.Za provođenje verifikacije :
- korisnik-verifikator mora biti prijavljen (logiran) na sustavu sa svojim korisničkim imenom i lozinkom jer se prilikom verificiranja uspoređuje lozinka za verifikaciju s lozinkom trenutno prijavljenog (logiranog) korisnika
- verifikator mora imati definirano pravo na traženu vrstu verifikacije,
- verifikator mora imati potrebnu korisničku hijerarhiju za obavljanje tražene vrste verifikacije nad određenom vrstom dokumenta.
Definiranje verifikatora
- na glavnom izborniku odabere se ►Alati►Podešavanje►Verifikatori
- u prozoru Verfikatori klikne se na ikonu "Dodaj"
Vrsta verifikacije - odabrati vrstu verifikacije
Verifikator - odabrati naziv►login verifikatora za prethodno odabranu vrstu verifikacije
Briši verifikaciju - odabrati
Da - verifikator može brisati verifikaciju
Ne- verifikator ne može brisati verifikaciju
Koristi se - odabrati►Da
- klik na ikonu "Spremi"
Verifikacija kroz dokument
- verifikacija se provodi pojedinačno dokument po dokument
- u kartici Verifikacija poslovnog dokumenta dvokliknuti na zapis o verifikaciji
Lozinka - upisati lozinku s kojom se prijavljuje u sustav (UBS21 login ili NT login)
- klik na ikonu "Pokreni"
Višestruko verificiranje
- verificira se više dokumenata odjednom
- na glavnom izborniku odabere se ►Dokumenti►Verifikacija
- u strukturi (pregledu) ispod korisničkog imena (►klik na oznaku + ) odabere se vrsta verifikacije
- na glavnom izborniku klikne se na ikonu "Filtriraj"
- u Filteru odabrati pod
- Kriterij izbora - Verificirano►Nema vrijednosti
- Kriterij sortiranja - Verificirano ►A -> Z
- uz dokumente koje treba verificirati uključi se check box (►ako se verificiraju svi dokumenti klikne se na check box u zaglavlju pregleda)
- na glavnom izborniku klikne se na ikonu "Verifikacija"
- u prozoru Verifikacija upisati lozinku s kojom se prijavljuje u sustav (UBS21 login ili NT login)
- klik na ikonu "Pokreni"
