Poslovni događaji odnosno svaka promjena imovine,kapitala ili obveza tvrtke evidentira se kroz poslovne dokumente u sustavu.Svaki poslovni dokument sastoji se od:
-
zaglavlja dokumenta,
-
detalja (-stavke) dokumenta .
-
tab - kartice dokumenta
Zaglavlje dokumenta
- sadrži osnovne podatke dokumenta
- godina u kojoj je napravljen dokument (1)
- broj dokumenta u sustavu (2)- automatski se dodjeljuje svakom novom dokumentu
- izvornik (3)- proizvoljan unos
- VK vrsta knjiženja (4)- shema knjiženja dokumenta
- naziv partnera na kojeg će glasiti dokument (5)
- gumb za otvaranje prozora za unosa partnera (6)
- adresa partnera (sjedište ili adresa dostave) (7)
- naziv organizacijske cjeline-mjesta troška-skladišta (8)
- naziv komercijaliste (9)- pojavnost u dokumentu ovisi o poslovnom procesu (praćenje po komercijalisti) i podešenju dokumenta
- PDV status (10)-definira pojavnost dokumenta u poreznim evidencijama-definira se shemom knjiženja dokumenta
- vrstu plaćanja (11)-vrsta i način plaćanja dokumenta-pojavnost u dokumentu ovisi o poslovnom procesu i podešenju dokumenta
- ugovor o prodaji (12)-broj ugovora-pojavnost u dokumentu ovisi o poslovnom procesu i podešenju dokumenta
- cjenik koji se koristi u dokumentu (13)
- datum dokumenta u sustavu (14)
- datum isporuke po dokumentu (15)
- dane odgode (16)-rok plaćanja
- valuta (17)- oznaka (šifra) valute dokumenta
- tečaj (18)- tečaj preračunavanje valute dokumenta-za domicilnu valutu upisuje se 1-za deviznu valutu upisuje se odgovarajući tečaj na dan dokumenta
- referentna valuta i tečaj (19)-automatski se popunjava-omogućuje izvještavanje u valuti različitoj od domicile
- check box plaćeno (20)-automatski se popunjava plaćanjem-naplatom po dokumentu
- check box knjiženo (21)-automatski se popunjava knjiženjem dokumenta u glavnu knjigu
- check box zaključeno (22)-automatski se popunjava zaključivanjem dokumenta
- check box na čekanju (23)-automatski se popunjava
- unos iznosa (24)-gumb za otvaranje prozora za unos iznosa u pečat za knjiženje dokumenta
Ovisno o poslovnom procesu koji se evidentira podešenjima u vrsti dokumenta (sistemsko podešenje) definira se pojavnost i sadržaj polja u
zaglavlju dokumenta
Detalji dokumenta
Pečat za knjiženje
- sadrži financijske iznose dokumenta pripremljene za knjiženje u glavnu knjigu
- zbrojni financijski i količinski pregled poslovnog dokumenta
Ukoliko dokument sadrži i robno - materijalne stavke pečat za knjiženje automatski se popunjava njihovim zbrojnim iznosima.
Stavke dokumenta
- pregled pojedinačnih robno - materijalnih stavki dokumenata (količina,jednična cijena,rabat,porezna tarifa itd)
Kartice (tab) dokumenata
Info
- Poziv na broj - pregled broja zaduženja i broja odabrenja dokumenta
- Dokumenti u predmetu - pregled dokumenata koji se u predmetu s odabranim dokumentom
- Popratni dokumenti - pregled dokumenata koji su popratni dokumenti odabranom dokumentu
- Popratne evidencije - pregled poslovnih evidencija koje su popratne odabranom dokumentu
- Saldo partnera - stanje (saldo) potraživanja i obveza za partnera iz odabranog dokumenta
- Zatvaranja - pregled dokumenta kojima se evidentira naplata-plaćanje odabranog dokumenta
- Statusi dokumenta - pregled vrsta statusa i vremenskog trajanja pojedinih statusa odabranog dokumenta
- Veza - ne koristi se
- Revizijski dnevnik - pregled izmjena odabranog dokumenta
- Pregled obrisanih dokumenata - pregled svih obrisanih dokumenata u sustavu
- Fiskalizacija - pregled podataka o fiskalizaciji dokumenta
- Odobreni popusti - pregled vrsta skala rabata(popusta) vezanih uz odabrani dokument
Broj dokumenta u info kartici (-dokumenti u predmetu-popratni dokumenti-poopratne evidenicije-zatvaranja) ujedno je i link koji omogućuje
prebacivanje na taj dokument bez ponovnog filtriranja i otvaranja tabličnog pregleda (grida) poslovnih dokumenata.
Verifikacija
- pregled verifikacija stavljenih na dokument
Slike
- pregled pridruženih slika dokumentu
Privitci
- pregled dokumenata (- u formatu pdf,txt,doc,xls i sl.) dodanih kao privitak dokumentu u sustavu
Ostalo
- za dodavanje napomene (npr.napomene vezane za nabavu ili prodaju robe, osiguranje robe u prijevoz,obavljanje carinskih formalnosti,pribavljanje prijevoznih sredstva i slično) na dokument
- sadržaj napomene može se unaprijed definirati
- na glavnom izborniku klikne se na ikonu "Povezani podaci"
- u padajućem izborniku odabere se -Napomena
- u prozoru Napomena klikne se na ikonu "Dodaj"
Naziv - upisati naziv napomene
Tekst - upisati sadržaj napomene
Koristi se - odabrati Da
- klik na ikonu "Spremi"
- za dodavanje napomene u dokument
- u polju Napomena odabrati naziv napomene koju dodajemo u dokument
- kliknuti na gumb "…" (-s desne strane polja)
- tekst napomene može se i ručno upisati
U svaki poslovni dokument moguće je dodati više napomena
- u ostala polja (transport,paritet,kontakt osoba,kontakt telefon,pakiranje,težina,prilozi,ostalo,proizvođač,paragon) kartice upisati (po potrebi) odgovarajući tekst
