Prije svega, zašto eRačun?
- zato što automatizira i štedi vrijeme zaprimanja ulaznih računa,
- zato što osigurava kontrolu i verifikaciju ulaznih računa od strane jedne ili više osoba odgovornih za proces i to prije knjiženja,
- zato što u računovodstvo dolaze provjereni i verificirani ulazni računi koji se odmah mogu knjižiti,
- zato što smanjuje mogućnost višestrukog knjiženja istog ulaznog računa,
- zato što automatizira i štedi vrijeme slanja izlaznih računa kupcima,
- zato što pruža dokaz prihvata od strane kupca na nivou preporučenog pisma s povratnicom i doprinosi uspješnosti naplate,
- pa i zato što su doneseni zakonski propisi o primjeni eRačuna s dva ključna datuma 01.12.2018 i 01.07.2019.
Gdje mu je mjesto?
- prirodno mjesto za eRačune je na centralnoj dokumentacijskoj točki, u uredskom poslovanju, DMS-u, urudžbenom zapisniku, pisarnici ili kako ga već zvali. Ako ovo mjesto ne postoji u organizaciji, upravo su eRačuni dobar razlog za ustrojavanje istog, pogledajte DIGITALNI URED,
- tamo gdje do njega, osim računovodstva, imaju dostup i osobe zadužene za operativni proces na koji se račun odnosi kao što su nabava, prodaja, skladišno poslovanje, logistika,
Kako to funkcionira na primjeru ulaznih računa?
- automatizirani proces komunicira s posredničkim servisom i ukoliko ima ulaznih računa:
- preuzimaju se xml datoteke računa,
- kreira se zapis u urudžbenom zapisniku koji osim urudžbenog broja sadrži originalni broj računa, datum , ukupni iznos, datum dospijeća, a u digitalnom prilogu ima .pdf verziju računa i .xml datoteku,
- kreira se zapis u internoj dostavnoj knjizi za svaku osobu - korisnika kojoj je račun dodijeljen na uvid,
- šalje se e-mail poruka osobama - korisnicima kojima je račun dodijeljen na uvid. Poruka sadrži link za ulazak u aplikaciju interna dostavna knjiga,
- putem linka korisnik ulazi u internu dostavnu knjigu gdje vidi samo zapise koji su namijenjeni njemu, te verificira - prihvaća račun ili ne prihvaća uz unos napomene s razlogom odbijanja, te prosljeđuje osobi zaduženoj za reklamacije računa. Prilikom verifikacije u zapis se unosi datum i vrijeme verifikacije i korisničko ime osobe koja je verificirala,
- nakon verifikacije zapis u urudžbenom zapisniku se zaključuje i spreman je za knjiženje,
- računi se nakon ovog procesa mogu knjižiti putem obrade ili manualno.
- svi računi se arhiviraju u digitalnu arhivu.
DIGITALNI URED Digitalizacija i upravljanje s dokumentima, digitalna arhiva, DMS
FAKTURIRANJE Izrada ponuda, računa (eRačuna), odobrenja, unos izvoda, pregled potraživanja
