Partneri su opći pojam koji obuhvaća podatke o kupcima, dobavljačima, državnim institucijama, zaposlenicima, vanjskim primateljima / stvarateljima, svim pravnim i privatnim subjektima s kojima tvrtka / ustanova dolazi u bilo kakav odnos.

Kroz Matični podaci / Partneri unose se novi partneri i mijenjaju se podaci postojećih. Brisanje partnera iz sustava nije moguće ukoliko postoje dokumenti ili evidencije povezani s partnerom. Ako je partner tek unesen i za njega ne postoje dokumenti i evidencije tada se on može obrisati. Ako se s partnerom više ne posluje, a ne može se obrisati, tada se on može označiti kako se „ne koristi“ i on se neće više pojavljivati u izbornicima.

Uz standardni unos partnera pritiskom na ikonu „dodaj“, postoji još i:

• brzi unos kupaca i dobavljača kroz akcijske obrade u formi partnera,
• brzi unos neformalnih (partnera s minimalnim podacima) kroz akcijske obrade u formi partnera,
• brzi unos partnera osobe, kroz akcijske obrade u formi partnera,
• brzi unos partnera koji je omogućen dokumentacijskom dijelu sustava.

Za unos novog formalnog partnera na glavnom izborniku odabrati Matični podaci/Partneri, nakon toga ikonu "dodaj". Prozor za unos partnera izgleda na sljedeći način:

Najprije se odabire vrsta partnera (formalni, neformalni, osoba, zaposlnik, suradnik) označavanjem check boxa pored vrste partnera koja se dodaje. Nakon toga se popunjavaju polja. Sva polja koja imaju * su obvezna.

Grupa – iz padajućeg izbornika odabire se grupa kojoj partner pripada. Preduvjet odabira grupe partnera je postojanje grupa u povezanim podacima partnera. Ako se partner ne želi svrstati u niti jednu grupu, tada ga se može staviti u grupu „none“ – to je grupa koja se isporučuje sa sustavom, a ne označava nikakvu pripadnost, već sve partnere vodi pod istom tzv. grupom „none“.

Šifra – brojčana oznaka, jedinstveni broj koji se dodjeljuje svakom partneru odnosno stvaratelju / primatelju. Sustav ga dodjeljuje automatski (u gospodarstvu) ili ga korisnik upisuje iz plana brojčanih oznaka stvaratelja / primatelja koje propisuje nadležno tijelo. Nije moguće koristiti istu šifru za više stvaratelja / primatelja.

MBP/JMBG – matični broj tvrtke ili brojčana oznaka ustrojstvene jedinice ili jedinstveni matični broj građana (JMBG) u slučaju kad se upisuje vrsta partnera koji je osoba.

Porezni broj/OIB – upisuje se porezni broj ili osobni identifikacijski broj ili brojčana oznaka ustrojstvene jedinice.

Porezni status – iz padajućeg izbornika se odabire porezni status partnera.

Poslovni status – iz padajućeg izbornika se odabire neki od ponuđenih poslovnih statusa partnera (redovan, tužen, u blokadi, u stečaju)

Odnos - iz padajućeg izbornika se odabire poslovni odnos s partnerom; je li on kupac, dobavljač, zaposlenik i sl.

Djelatnost - iz padajućeg izbornika se odabire djelatnost partnera. Popis djelatnosti je preuzet iz nacionalne klasifikacije djelatnosti statističkog zavoda.

Cjenik – iz padajućeg izbornika odabire se cjenik za partnera, kako bi se isti pojavljivao u dokumentima u kojima je partner izabran za analitiku.

Vrsta plaćanja – iz padajućeg izbornika odabire se vrsta plaćanja za partnera koja, ukoliko je odabrana će se nuditi kao prijedlog vrste plaćanja prilikom izrade dokumenata s tim partnerom.

Komercijalist – mogućnost dodjeljivanja komercijalista partneru kako bi se nudio kao prijedlog prilikom izrade dokumenta s tim partnerom.

Referenca - polje se uglavnom koristi kod Multi Level Marketinga, a označava npr. partnera preko kojeg ide isplata suradniku i sl. Ako se ne upiše ništa sustav će partnera vezati za samog sebe.

Rabat – upisuje se rabat (bez znaka %), a odnosi se na dodatan rabat koji se zbraja s definiranom rabatnom skalom povezanom na partnera.

Limit – upisuje se iznos limita partnera. Ukoliko saldo partnera prekoračuje iznos definiran limitom, sustav će na to upozoriti i neće dozvoliti određene akcije u sustavu (npr. izradu dokumenata s tim partnerom i sl.).

Ocjena boniteta – upisuje se ocjena boniteta partnera

Koristi se – potrebno je označiti check box za aktivnog partnera. Ukoliko nije označeno partner se neće pojavljivati u izbornicima osim već samo u hijerarhijskom pregledu svih partnera. Partner se stavlja da se ne koristi samo u slučaju ako više nije u poslovnom odnosu s poduzećem.

Kartica Ostalo nudi polje Opis u koje korisnik može proizvoljno upisati nekakvu napomenu ili sl.

Kartica Kategorizacija prikazuje u kojim se sve kategorijama nalazi partner. Unos i definiranje kategorija se radi kroz povezane podatke partnera.

Kartica Info prikazuje saldo partnera, njegove otvorene stavke, robni i financijski promet, povratnice, reklamacije, ugovore, instrumente osiguranja plaćanja.

Kartica Slike prikazuje slike koje su dodane kao privitci u sustav. Ukoliko se ne koristi ova opcija, kartica ostaje prazna. Ako bi se slike dodale u sustav, kartica Slike bi izgledala na sljedeći način:

Kartica Privitci

Označava mogućnost dodavanja privitaka kao OLE objekata i njihovog povezivanja na partnera (npr. dodavanje ugovora vezanog za određenog partnera, fotografija i sl.).

Svi privitci koji su povezani na partnera, navedeni su na ovoj kartici jedan ispod drugog te prikazuju podatke o nazivu privitku, njegovoj veličini, formatu, lokaciji i sl.

Podaci u detaljima partnera

U detaljima partnera dodaju se podaci o adresama partnera, kontakti i računi.

Kartica Adrese predviđena je za unos adresa partnera. Partner može imati samo jednu adresu sjedišta i neograničeni broj ostalih adresa npr. adrese dostave i sl. Za unos novog partnera obavezan je unos barem jedne adrese. Kartica adrese izgleda na sljedeći način:

Redni broj – upisuje se redni broj adrese. Npr. ako je to prva adresa koja se unosi za partnera tada se pod redni broj piše broj 1. Vrlo često se za redni broj 1 odabire adresa sjedišta poduzeća (boravište-sjedište).

Vrsta – odabere se vrsta adrese (adresa sjedišta, adresa za dostavu i sl.)

Naslov – sustav automatski upisuje naziv partnera čija se adresa unosi, može se promijeniti ili ostaviti prazno

Naselje – odabire se naselje u kojem se nalazi adresa partnera

Adresa – odabire se ulica

Broj - upisuje se kućni broj. Na kraju ovog polja nalazi se ikona za brzi unos ulica čijim se pozivom otvara prozor brzog unosa ulica:

Naselje - odabrati naselje u kojem se nalazi ulica

Ulica - upisati naziv ulice

Distribucijska zona - proizvoljno upisati distribucijsku zonu u kojoj se nalazi ulica

Plan - proizvoljno upisati oznaku iz plana grada

Dužina - proizvoljno upisati dužinu ulice

Opis - proizvoljan opis

Pokrenuti brzi unos ulice odabirom ikone "pokreni".

Područje - upisuje se područje na kojem se adresa nalazi

Kurir - upisuju se podaci o kuriru

Komercijalist – popunjava se kad se za određenu adresu partnera koristi komercijalist

Cjenik – popunjava se kad za određenu adresu, npr. adresu dostave koristi drugi cjenik  

Vrsta plaćanja – popunjava se kad se za određenu adresu partnera veže vrsta plaćanja

GLN -  Global Location Number tj. globalni lokacijski broj

Longitude - zemljopisna dužina

Latitude - zemljopisna širina

Maps link - link s Google mapsa. Nakon što se unese link s Google mapsa, s desne strane od polja adrese bit će dostupna interaktivna Google maps karta. Za pregled karte i navigaciju, morate biti spojeni na Internet.

Kartica Kontakti predstavlja neobavezne podatke partnera. Ovdje se mogu unijeti brojevi telefona, mobitela, faxa, e-mail adresa, web stranica i sl. Kartica kontakata izgleda na sljedeći način:

Adresa – iz padajućeg izbornika se odabire adresa za koju se unosi kontakt. Kako bi se u ovom izborniku pojavljivale adrese potrebno ih je prethodno unijeti u adrese (kartica adrese u detaljima partnera).

Vrsta – iz padajućeg izbornika odabire se vrsta kontakta (na poslu, kod kuće i sl.) koja se unosi za prethodno odabranu adresu

Naziv – upisuje se ime i prezime kontakta na toj adresi

Telefon 1 – upisuje se telefon kontakta

Fax – upisuje se fax kontakta

Mobitel – upisuje se broj mobitela kontakta

e-mail – upisuje se e-mail adresa kontakta

www – upisuje se web stranica, ako ona postoji za kontakt

Napomena – upisuje se proizvoljna napomena

Nakon toga se odabere ikona "spremi" za spremanje kontakata partnera.

Kartica Računi

Formalnog partnera moguće je spremiti i bez unosa računa. Sustav će prilikom spremanja partneru dodijeliti vrstu računa žiro račun, s namjenom za poslovanje, ali bez broja računa i banke u kojoj je račun otvoren. Ako se zna račun partnera prilikom unosa može se odmah upisati, ako se ne zna onda se sprema partner bez računa.

Kartica Računi izgleda na sljedeći način:

Vrsta – u slučaju formalnog partnera vrsta računa je žiro (1)

Namjena - iz izbornika se odabire «za poslovanje»

Redni broj – označava redni broj računa jer je moguće kako partner ima više računa

Banka – iz padajućeg izbornika odabire se banka u kojoj partner ima račun

Bankovni račun – upisuje se broj bankovnog računa partnera

IBAN – upisuje se IBAN

Opis – proizvoljan opis

Šifra – ako banka za račune koristi šifre tada se ovdje može upisati šifra žiro računa partnera u banci

Koristi se – staviti oznaku da (kvačicu) ako partner koristi žiro račun

Nakon toga se spreme podaci o računu odabirom ikone "spremi".

Automatski prijenos (import) partnera u sustav iz datoteke (.xls)

Pomoću ove opcije korisnik može pripremiti podatke partnera izvan sustava ili ih izvesti (exportirati) iz nekog postojećeg sustava, te ih automatski uvesti (importirati) u UBS/UsBS sustav. Na ovaj se način podaci o partnerima prebacuju u sustav odjednom kopiranjem iz pripremljene datoteke izvan sustava.