ZAPRIMANJE ZALIHA

Zaduženje zaliha se u sustavu provodi pomoću dokumenata: pred primke, ulazne kalkulacije-primke, interne primke i sl.

U postupku zaduženja se može koristiti predprimka, zatim ulazna kalkulacija–primka koja se izrađuje na osnovu predprimke, ili se koristi direktno ulazna kalkulacija–primka bez korištenja pred primke.

Nije moguće koristiti oba mehanizma, već se koristi uvijek samo jedna od dvije mogućnosti. Tvrtka - korisnik se samo mora odlučiti o korištenju jednog od dva mehanizma. Ukoliko se postavi korištenje samo ulazne kalkulacije-primke (najčešće kad se radi s planskom kalkulacijom ili kad su u nabavnom procesu uvijek na vrijeme dostupni svi relevantni dokumenti za izradu kalkulacije), tada će se tim dokumentom zaduživati zalihe istovremeno robno i financijski, ali se neće moći koristiti pred primka.

Ako poduzeće odabere da će koristiti predprimku, zatim ulaznu kalkulaciju-primku koja se izrađuje po predprimci, tada neće moći kasnije koristiti samo ulaznu kalkulaciju-primku jer ona neće provoditi robno zaduženje tj. zaduživat će skladište samo financijski.

Predprimka

Predprimka je dokument nabave kojim se zadužuje roba na skladište.

Pretpostavka izrade primke je postojanje asortimana u sustavu koji je neophodan za izradu dokumenata zaduživanja zaliha, kao i postojanje podataka o partneru i mjestu troška (organizacijskoj jedinici tj. vrsti skladišta). Više o navedenom opisano je u korisničkim dokumentacijama Matični podaci_Asortiman, Partneri i Poduzeće i organizacijske jedinice.

Budući da vrlo često u trenutku primanja na skladište poduzeću nisu poznati svi kalkulativni elementi (npr. razni zavisni troškovi, troškovi carine, špedicije...), koristi se dokument pred primka. Ona se može preskočiti i raditi odmah ulazna kalkulacija-primka ako su poznati kalkulativni elementi artikala, što je većinom slučaj s robom koja se nabavlja od domaćih dobavljača.

Izrada pred primke

Pred primka se nalazi među dokumentima nabave u sustavu do koje se dolazi tako da na glavnom izborniku odaberemo Dokumenti/Poslovni dokumenti/Nabava/Zaprimanje zaliha/Pred primka. Za izradu nove pred primke potrebno je odabrati ikonu «dodaj novo»  (ili prečicu Ctrl+N) i upisati potrebne podatke u zaglavlju dokumenta:

Nakon popunjavanja glave dokumenta, potrebno je popuniti detalje odnosno dodati stavke asortimana zalihe koja se zaprima.

Odabrati ikonu «dodaj detalj»  (ili prečicu F1) i upisati tražene podatke

Dobavljač – sustav polje popuni partnerom iz zaglavlja dokumenta

Asortiman – odabrati artikl iz asortimana. Preduvjet je postojanje artikla u asortimanu unutar matičnih podataka

Nakon odabira artikla sustav će iz odabranog cjenika povući njegovu cijenu, te izračunati maloprodajnu,  veleprodajnu cijenu i maržu. Ako u cjenik nisu unešene cijene, potrebno je manualno unijeti dobavnu cijenu u polje Cijena dobave (InoCijena)

Količina dobave – ukupna količina asortimana.Upisuje se ukupna količina iz dokumenta na temelju kojeg se asortiman zaprima (dostavnica ili račun dobavljača i sl.)

Jedinica - iz izbornika odabrati jedinicu mjere naznačenu u dokumentu na temelju kojeg se asortiman zaprima (dostavnica ili račun dobavljača i sl.).Ukoliko je jedinica mjere dobave različita od jedinice mjere po kojoj vodimo zalihe ukupna količina dobave automatski se preračunava .Koeficjent preračuna definira se u "Jed.mj" (vidi Matični podaci/Asortiman/Povezani podaci).

Količina zalihe - preračunata ukupna količina asortimana koja se zaprima na skladište.Ukoliko je jedinica mjere dobave jednaka osnovnoj jedinici mjere asortimana (jedinica mjere po kojoj se vode zalihe) količina zalihe je jednaka količini dobave.Ukoliko je jedinice mjere dobave različita od osnovne jedinice mjere asortimana količina zalihe je različita od količine dobave

Cijena dobave -  jedinična cijena dobave asortimana kojeg zaprimamo.Upisuje se jedinična cijena iz dokumenta na temelju kojeg se asortiman zaprima (dostavnica ili račun dobavljača i sl.)

Cijena zalihe - preračunata jedinična cijena dobave asortimana kojeg zaprimamo.Jedinična cijena dobave preračunava se istim koeficjentom kojim se preračunava količina dobave (vidi Matični podaci/Asortiman/ Povezani podaci/Jed.mj).

Preračun – ovisno o tome je li preračun uključen ili ne aktivira se polje sa maržom. U slučaju isključenog preračuna, polje marže nije aktivno i nije moguća korekcija marže, već se može zadati VPC, a maržu sustav izračuna. Ako je preračun uključen moguće je korigirati maržu, a sustav preračunava VPC.

Za potrebe specifičnih poslovanja, moguć je upis dodatnih podataka zalihe:

Karantena – privremeni robni status koji ograničava korištenje zaliha robe. Postupak stavljanja u karantenu se može provoditi nad zalihama koje prilikom ulaska u skladište, a prije početka korištenja trebaju proći dodatnu ulaznu kvantitativnu ili kvalitativnu kontrolu (labeliranje, certifikacija i sl.) ili nad zalihama gotovih proizvoda koji prije korištenja – prodaje trebaju proći postupak završne kontrole ili certificiranja.

BarCode – u dokumentacijskim predmetima koji imaju kontrolu stavaka upisani barkod asortimana označava da je stavka količinski kontrolirana. Ukoliko se uneseni barkod ne podudara s onim u matičnim podacima asortimana, javlja se greška. Forma za kontrolu stavaka upisom u to polje označava da je stavka kontrolirana.

SN batch – u dokumentima s kontrolom stavaka unosi se serijski broj. Forma za kontrolu stavaka kroz to polje unosi serijske brojeve.

Serijski broj - unos serijskog broja koji već postoji u sustavu radi uspostavljanja sljedivosti (primjerice, zaprimanje na servis).

Ostali dodatni podaci koji se mogu zabilježiti su: Država porijekla, Država uvoza/izvoza, Država namjene i Država naplate.

 Nakon unosa elemenata potrebnih za izradu pred primke potrebno je spremiti dokument ikonom «spremi»  (ili prečica Crtl+S).