UVOD

Ovaj dio matičnih podataka odnosi se na unutarnju organizaciju tvrtke ili ustanove tzv. organizacijske (ustrojstvene) jedinice. Uključuje cjeline (mjesta troška, profitne centre, odjele, službe, sektore i sl.), lokacije (mjesta gdje se odvija poslovanje organizacijskih cjelina), skladišta (organizacijske cjeline za robno poslovanje) i blagajne (organizacijske cjeline za provedbu gotovinskog i sl. poslovanja). Sve aplikacije se isporučuju s nekoliko predefiniranih organizacijskih jedinica koje služe kao primjer.

Na početku rada najprije treba postojeće jedinice promijeniti () sukladno stvarnoj internoj organizacijskoj (ustrojstvenoj strukturi, a zatim nastaviti s unošenjem ostalih jedinica.

Cjeline

Za unos nove cjeline na glavnom izborniku odabrati Matični podaci/Organizacijske jedinice/Cjeline. Nakon toga odabrati ikonu "dodaj":

Šifra – upiše se jedinstvena šifra nove cjeline. Način šifriranja je slobodan, no uvjet je da istu šifru nema neka druga cjelina. VAŽNO: ukoliko je korisnik obveznik provođenja uredbe o uredskom poslovanju - u šifru najvišeg nivoa se unosi oznaka internog stvaratelja akata (dodijeljena oznaka, npr. 0402) iz plana brojčanih oznaka stvaratelja / primatelja koje propisuje nadležno tijelo, a po potrebi se ostalim organizacijskim cjelinama unosi razrada kao npr. 0402-01, 0402-03, itd.

Naziv – upiše se naziv nove cjeline

CjelinaNad – ako nova cjelina pripada pod neku cjelinu tada ju je potrebno definirati. Ako cjelina ne pripada pod nijednu org. jedinicu, ovo polje se ostavlja prazno.

Nivo – iz padajućeg izbornika odabire se nivo nove cjeline. Ako se unosi novo skladište tada se pod nivo odabere skladište. Ako se dodaje nova blagajna tada bi pod nivo odabrali blagajnu.

Žiro račun - popunjava se samo ako cjelina ima svoj žiro račun (zaseban žiro u odnosu na žiro poduzeća)

Lokacije

Za definirane cjeline moguće je definirati lokaciju, tako što se unese jedna ili više lokacija na kojima ta organizacijska cjelina posluje.
Na glavnom izborniku se odabere: Matični podaci/Organizacijske jedinice/Lokacije i nakon toga ikona "dodaj". Pojavit će se prozor za unos nove lokacije:

Cjelina – iz izbornika se odabere cjelina za koju se definira lokacija

Red. br. – upisati redni broj lokacije

Adresa – upisati adresu lokacije

Naselje – odabrati naselje kojem pripada lokacija

Opis – proizvoljno polje

Nakon toga odabrati ikonu "spremi" za spremanje nove lokacije

Skladišta

Kada je cjelinama dodana nova organizacijska jedinica koja u polju nivo ima oznaku 'skladište', ona se automatski dodaje u spisak svih skladišta, a ima pripadnost određenoj organizacijskoj jedinici (skladište je specifična vrsta organizacijske cjeline). Sustav će novo skladište definirati kao skladište robe, s načinom razduženja FIFO metodom i s načinom vođenja skladišta po nabavnim cijenama.

Za promjenu predloženih postavki skladišta, potrebno je otići u Matični podaci / Organizacijske cjeline / Skladišta, u listi odabrati skladište čije postavke se žele promijeniti i pritisnuti ikonu «Promijeni»  (). Pojavit će se prozor s podacima skladišta u kojem je moguće mijenjati podatke.

Cjelina – sadržaj polja nije promjenjiv (cjelina se mijenja pod cjelinama; matični podaci/cjeline).

Vrsta skladišta – sustav kao vrstu skladišta dodjeljuje skladište robe. Ako se dodaje neka druga vrsta skladišta, promijeni se u vrstu skladišta koja se želi dodati.

Način razduženja skladišta – sustav automatski postavlja FIFO metodu

Način vođenja skladišta – način vođenja skladišta se odabire i postavlja ovisno o vrsti skladišta

Razduženje na nivou godine – ako se označi ovaj check box znači da se razdužuju zalihe samo iz godine dokumenata razduženja

Prodaja – stavljanjem oznake da označava se mogućnost prodaje sa skladišta

Minus – stavljanjem oznake da označava se kako skladište može ići u minus

Kronologija – ako je uključena, na tom skladištu se poštuje kronologija razduženja zaliha (datum zaduženje je ispred ili jednak datumu razduženja zalihe). Ako je kronologija isključena, razduženje će tražiti zalihe najstariju postojeću zalihu (i dalje radi FIFO) neovisno o datumu zaduženja.

SCM – označavanjem ovog check boxa označava se kako skladište ulazi u obradu Supply Chain Managementa - prijedlog za nabavu.

Provodi se barcode kontrola – kad je uključeno, podrazumjeva da se provodi barcode kontrola na tom skladištu. Barcode kontrola na skladištu podrazumjeva da će se logističko potvrđivanje ulaska i/ili izlaska robe provoditi nad artiklima koji imaju oznaku kontrole u svojim matičnim podacima.

Web shop – označavanjem ovog check boxa definira se kako je to skladište nad kojim radi web shop ako poduzeće ima webshop

Web info – označava se prikazuje li se stanje skladišta informativno na webu

Položaj zalihe – označava se prikazuje li se položaj zalihe

Nakon unesene promjene pritisnuti ikonu «spremi» () za spremanje podataka skladišta.

Blagajne

Kada je cjelinama dodana nova organizacijska jedinica koja u polju nivo ima oznaku 'blagajna', ona se automatski dodaje u spisak svih blagajni, a ima pripadnost određenoj organizacijskoj jedinici (blagajna je specifična vrsta organizacijske cjeline). Sustav će novu blagajnu definirati bez posebnog naziva, stoga je potrebno otići u Matični podaci / Organizacijske cjeline / Blagajne, u listi odabrati blagajnu čije se postavke žele promijeniti i pritisnuti ikonu «Promijeni»  (). Pojavit će se prozor s podacima blagajne u kojem je moguće mijenjati podatke - unijeti naziv blagajne.

Cjelina – sadržaj polja nije promjenjiv (mijenja se u cjelinama)

Naziv – upisati naziv blagajne

Nakon unesene promjene pritisnuti ikonu «spremi» () za spremanje podataka blagajne.